Wie Sie mit Aufgabenbündelung Zeit sparen

Gehören Sie auch zur Spezies Homo Inbox, die den E-Mail Posteingang 20-mal am Tag sichtet?

Gemäss einer Studie ist es noch schlimmer. Im Durchschnitt wird die E-Mail-Inbox alle 6 Minuten gecheckt. Dabei könnten die meisten Manager und Sachbearbeiter dies auf morgens, mittags und abends oder sogar auf 1-mal am Tag reduzieren und Sie würden ein Menge Zeit sparen.

Denn die blockweise Verarbeitung der E-Mails ist viel schneller und effizienter als das dauernde Konsultieren der Inbox. Zudem nehmen Sie Ihrem Arbeitsalltag eine gehörige Portion Hektik, wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten oder sogar das E-Mail-Programm schliessen.

Die blockweise Verarbeitung von Arbeiten ist generell eine effiziente Arbeitsmethode. Überdenken Sie deshalb grundsätzlich alle Ihre Aufgaben, die Sie tagtäglich erledigen: Welche können Sie sinnvoll zusammenfassen und dabei Zeit sparen?

Erledigen Sie beispielsweise Telefonate in 1 oder 2 "Telefon-Blöcken" pro Tag. Wenn Sie den ersten Gesprächspartner nicht erreichen, wählen Sie gleich die Nummer des nächsten Gesprächspartners. Sie nutzen damit die Zeit besser und durch das Blocksystem schützen Sie sich davor, länger oder ausschweifender als nötig zu telefonieren. Sie haben ja vor Augen, wie viele Telefonate Sie noch erledigen möchten. Zudem verschaffen Sie sich telefonfreie Zeiten, in denen Sie konzentriert ohne Unterbrechung arbeiten können.

Auch Routinearbeiten, wie Rechnungen kontieren, Listen nachführen, Stundenrapporte kontrollieren usw. können Sie sehr gut zusammenfassen und zum Beispiel einmal pro Woche geplant abarbeiten.

Fassen Sie auch alle Aktivitäten zusammen, die mit anderen Personen zusammen hängen. Also rennen Sie nicht bei jeder Frage zum Kollegen oder Chef, sondern sammeln Sie diese in einer Mappe und gehen Sie einmal täglich zu ihm. Dadurch gewinnen Sie Zeit und auch die anderen werden Ihnen dankbar sein, wenn sie weniger gestört werden.