Meetings sind (noch) Gift - aber was ist das Gegengift?

Autor Andy Gilgen

Meetings sind (noch) Gift - aber was ist das Gegengift?

Meetings - die produktive Art der Zeitverschwendung?

Wenn Besprechungen so effektiv wären, wie manche glauben, warum haben wir dann so wenig Zeit für die eigentliche Arbeit? Ein typischer Arbeitstag sieht häufig so aus: Man beginnt mit einem kurzen Abstimmungsgespräch, dann folgt ein Update-Call, dann ein Meeting nach dem anderen - und am Ende fragt man sich: Wann soll ich eigentlich produktiv sein?

Studien zeigen, dass Führungskräfte bis zu 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringen. Doch wie viel davon ist wirklich sinnvoll investiert? Wahrscheinlich viel weniger als gedacht. Jason Fried und David Heinemeier Hansson bringen es in ihrem Buch „Meetings sind Gift“ auf den Punkt:

Meetings stören konzentriertes Arbeiten.
Sie dauern oft zu lange und haben zu viele Teilnehmende.
Viele Meetings könnten durch eine einfache Nachricht ersetzt werden.

Trotzdem halten Unternehmen an der Besprechungskultur fest. Warum? Weil sie als unverzichtbar gelten. Und seit wir noch digitale Meetings haben, hat die Zahl noch deutlich zugenommen.

Warum Besprechungen oft ein Problem sind

Besprechungen sind nicht per se schlecht - aber sie werden viel zu oft falsch eingesetzt. Die grössten Probleme sind:

Zu viele Teilnehmende, zu wenig Fokus.
Je mehr Menschen im Raum (egal ob digital oder analog) sind, desto schwerfälliger wird die Entscheidungsfindung. Meetings verkommen oft zu einer Plattform für Selbstdarstellung statt zu einem produktiven Arbeitstreffen.
Fehlende Struktur
Ohne klare Agenda und Zielsetzung wird ein Meeting schnell zur Zeitverschwendung. Viele Meetings haben keinen klaren Abschluss oder führen zu vagen oder gar keinen Ergebnissen.
Meetings als Ersatz für echte Arbeit
Oft werden Besprechungen abgehalten, um Entscheidungen zu vertagen oder Verantwortlichkeiten zu verteilen. Statt ein Problem direkt zu lösen, wird es in der Gruppe zerredet - ohne konkrete Ergebnisse.
Unterbrechung des Workflows
Jedes Meeting reisst die Teilnehmenden aus ihrer Arbeit. Das zeigt eine Studie von Microsoft: Nach einem Meeting dauert es durchschnittlich 23 Minuten, bis jemand wieder produktiv arbeitet.

Das Gegenmittel: radikal umdenken

Wie können wir Besprechungen wieder zu einem sinnvollen Instrument machen? Die Lösung liegt in einer neuen Besprechungskultur.

Meetings nur als letzte Option
Vor jedem Meeting eine einfache Frage stellen: Ist dieses Meeting wirklich notwendig? Viele Abstimmungen lassen sich effizienter per Telefon oder sogar asynchron per E-Mail, Chat resp. die neuen Tools wie Microsoft Loop oder Microsoft Forms klären.
Asynchrone Kommunikation nutzen
Statt ständiger Live-Meetings lassen sich Informationen oft auch in einem schriftlichen Memo festhalten. Plattformen wie Slack, MS Teams oder Loom ermöglichen schnelle Abstimmungen - ohne dass alle gleichzeitig anwesend sein müssen.
So klein wie möglich
Je mehr Leute, desto ineffizienter. Ideal sind zwei bis fünf Personen, die eine klare Entscheidung treffen können.
Besprechungen mit klarer Tagesordnung und Zielsetzung
Ein Treffen ohne klare Agenda? Absagen!
Am Ende keine konkreten Entscheidungen? Zeitverschwendung!
Kein Verantwortlicher für die Umsetzung? Dann passiert nichts.
Radikal kürzen: 30 Minuten reichen
Setze ein hartes Zeitlimit von maximal 30 Minuten. Stehbesprechungen helfen, die Zeit weiter zu verkürzen.
Ein besprechungsfreier Tag pro Woche
Viele Unternehmen erproben derzeit das Konzept des meetingfreien Mittwochs - ein ganzer Tag ohne Meetings, um konzentriert arbeiten zu können.
Ein Kunde von uns hat den "FlowDay" eingeführt. An diesem besprechungsfreien Tag ist Fokus angesagt.