Autor Andy Gilgen in Zusammenarbeit mit Karin Iten (KI)
Kennst du das? Du willst nur kurz eine E-Mail schreiben – und plötzlich findest du nichts mehr: Wo ist das Menü geblieben? Warum sieht alles so anders aus? Willkommen im neuen Outlook!
Microsoft krempelt gerade das gewohnte Outlook für Windows um. Viele Firmen in der Schweiz stehen vor dem Wechsel – oder mittendrin. Damit du den Überblick behältst, habe ich dir die wichtigsten Neuerungen kurz und klar zusammengefasst. Und zeige dir, wie du sie clever für dich nutzen kannst.
Das neue Outlook sieht aus wie die Web-Version. Weniger Schaltflächen, klarere Menüs, moderner Look. Für alle, die gerne aufgeräumt arbeiten – ein Pluspunkt.
Mein Tipp: Nimm dir 20 Minuten Zeit und klicke dich bewusst durch die neue Oberfläche. So findest du schneller, was du suchst – statt es später im Stress zu suchen.
Die neue Version basiert auf Web-Technologie. Das bedeutet: schnellere Updates, weniger lokale Einstellungen – und ein Outlook, das überall gleich aussieht.
Mein Tipp: Je weniger du lokal speicherst, desto weniger musst du organisieren. Nutze die cloudbasierten Einstellungen, um Zeit zu sparen – egal ob im Büro oder im Homeoffice.
3. Loop & To Do – nahtlos integriert
Du kannst direkt in E-Mails Aufgaben erstellen oder Inhalte teilen – mit Microsoft Loop oder To Do. Wer in Teams oder Planner arbeitet, profitiert besonders.
Mein Tipp: Wandelt Mails in Aufgaben um (dafür braucht es keine QuickSteps mehr – heisst übrigens aktuell "Schnellstart")
Plant direkt in Outlook
Verknüpft Projekte statt sie doppelt zu pflegen
Neu ist auch die Funktion "erneut erinnern" – aus meiner Sicht nur eine Problemverlagerung, aber für manche wohl die beste Funktion im neuen Outlook
→ Das bringt Struktur – und spart Klicks.
4. Was (noch) fehlt
Nicht alles ist schon da:
Mein Tipp: Wenn du Outlook intensiv nutzt – z. B. für Serienmails, individuelle Ablagestrukturen, benutzerdefinierte Regeln oder Formatierungen – prüfe vorher, ob deine Funktionen noch verfügbar sind. Microsoft liefert laufend nach – aber eben nicht alles auf einmal.
5. Add-ins funktionieren anders
Zoom, Salesforce, Decisions AI, Bookings oder deine Lieblings-Erweiterung? Viele Add-ins müssen neu aktiviert oder ersetzt werden. Die neue Outlook-Version setzt auf moderne Schnittstellen – alte Tools sind oft nicht mehr kompatibel.
Mein Tipp: Starte das neue Outlook testweise. Prüfe deine Add-ins. Frag beim Anbieter nach einer neuen Version oder einer Alternativlösung.
Diese 2 neuen Funktionen solltest du kennen
Terminbuchung mit Link: Dein Gegenüber wählt direkt einen passenden Slot – wie bei Calendly.
KI-Zusammenfassungen mit Copilot: Längere Mails oder Threads werden automatisch zusammengefasst. Spart Zeit – und Nerven.
Fazit: Das neue Outlook ist eine Chance Ja, der Wechsel bringt Umstellung. Aber auch viele Erleichterungen. Im Endeffekt: Weniger Ballast, klarere Oberfläche, bessere Integration.
Nutze den Moment für einen Neustart:
Räume deine Inbox auf. Aktiviere nur, was du wirklich brauchst. Nutze neue Tools bewusst. Und wenn du beim Thema Outlook oder E-Mail-Organisation noch Luft nach oben spürst: Unsere "work smarter" Workshops und Kurse helfen dir, deine digitale Arbeit neu zu denken – und cleverer zu machen.
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Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.
