11 Regeln für die E-Mail-Kommunikation

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Die nachfolgenden 11 Regeln können Sie bei uns auch als schön gestaltetes Merkblatt beziehen. Zum Beispiel, um es intern zu verteilen oder am Info-Brett aufzuhängen. Schreiben Sie uns ein E-Mail mit dem Betreff: E-Mail-Regeln an info@work-smarter.ch

 

Wer viele E-Mails schreibt, bekommt viele!

Muss jedes E-Mail geschrieben werden und müssen so viele Empfänger in der Adresszeile stehen? Was passiert, wenn ich dieses E-Mail nicht schreibe?

Erst denken, dann schreiben!

Überlegen Sie was Sie schreiben wollen, führen Sie alle Informationen an und versetzen Sie sich in die Position des Empfängers.

E-Mails stören!

Lassen Sie sich von E-Mails nicht stören. Schalten Sie alle Signale aus, gehen Sie Offline oder schliessen Sie Ihr Outlook gleich ganz.

Nicht gesendete E-Mails sind gute E-Mails!

Verzichten Sie auf überflüssige E-Mails, wie «Danke für die Info» oder «Super Idee» oder «Gerne geschehen» usw.

Verzichten Sie auf Blabla-Mails ohne Informationsgehalt.

Wer im Cc… steht, liest und schweigt!

Auf Cc.. Mails soll und muss man nicht reagieren.

Nehmen Sie es zur Kenntnis und löschen Sie es.

Die Betreffzeile soll treffen!

Schreiben Sie eine aussagefähige Betreffzeile, damit der Empfänger sogleich weiss, um was es geht.

Keine Neandertaler-Mails!

Schreiben Sie keine E-Mails ohne Form und Struktur.

Vermeiden Sie Rechtschreibefehler. Achten Sie auf die Grammatik. Lassen Sie Abkürzungen und Smileys weg.

Lieber kurz und bündig!

Kurze knackige E-Mails werden gelesen…

Lange E-Mails werden ignoriert…

Bitte nicht nachhaken!

Wer kennt ihn nicht den Spruch «Hast du mein E-Mail gelesen» und das nach 5 Minuten, nachdem das E-Mail eingegangen ist.

Also: lassen Sie dem Empfänger Zeit, das E-Mail zu lesen und zu bearbeiten und falls Sie ein dringendes Anliegen haben, benützen Sie das Telefon.

Sprechen hilft gelegentlich!

Die berüchtigten Pingpong-Mails entstehen dann, wenn Sie komplexe oder emotionale Themen per E-Mail abhandeln wollen.

Es entstehen Missverständnisse oder es gibt Ärger.

Greifen Sie stattdessen zum Telefon oder vereinbaren Sie ein persönliches Gespräch.

Die Löschtaste darf benützt werden!

Bewahren Sie nicht jedes E-Mail auf. 80 Prozent der E-Mails haben eine Halbwertszeit von weniger als 12 Stunden. Also weg damit!

 

 

In unseren Zeitmanagement Seminaren erfahren Sie auch, wie Sie E-Mails professionell schreiben und bearbeiten.

 

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