Wie Sie der Ressource Zeit im Unternehmen mehr Beachtung schenken

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Eigentlich wollte man der talentierten und erfolgreichen Julia K. das wichtige strategische Projekt übergeben. Da war nur ein Problem. Sie arbeitete bereits 12 Stunden pro Tag. Als ihr Chef dies gegenüber dem CEO erwähnte, meinte dieser lakonisch: Nach seiner Berechnung habe Julia K. noch 60 Stunden während der Woche und 48 am Wochenende übrig.

Ressource Zeit ist unflexibel

Das mag ein extremer Fall sein. Aber Unternehmen tragen viel zu wenig Sorge zur Ressource Zeit. Dabei ist diese Ressource die unflexibelste überhaupt. Sie können die Zeit eines talentierten Mitarbeiters weder vermehren, sparen noch überstrapazieren.

Unser oben beschriebener Fall ist bei weitem keine Ausnahme. Mehrere Studien belegen, dass der Druck auf Führungskräfte in den letzten Jahren massiv zugenommen hat und dass viele Manager klagen, dass der Tag einfach nicht genug Stunden habe, um mit den Anforderungen fertig zu werden.

Ressource Zeit ist wichtig für Entscheidungen

Unser Beispiel zeigt aber auch, dass Zeitmanagement nicht nur eine persönliche Angelegenheit ist, sondern eine strategische. Es nützt gar nichts, dass Julia K. ihr Zeitmanagement beherrscht, wenn Sie mit E-Mails, Rapporten und Meetings zugemüllt wird und ihre Prioritäten vom Chef oder CEO dauernd über den Haufen geworfen werden.

Zeit, vor allem von Führungskräften, wird allzu oft als unendlich betrachtet und fliesst deshalb gar nicht erst in Entscheidungsprozesse ein. Finanzielle Ressourcen hingegen beeinflussen Entscheidungen in hohem Masse. Kein Wunder wird jedes zweite Projekt abgebrochen, nachdem man bereits viel Geld und Zeit investiert hat.

Zeitmanagement ist also nicht nur eine persönliche Angelegenheit, sondern ein strategisches Thema auf Leitungsstufe und interagiert weitgehend mit Strukturen und Kultur eines Unternehmens.

Das bedeutet aber auch, dass das Problem, wenn erkannt, adressierbar und lösbar ist.

Nachfolgend erfahren Sie 4 Lösungsansätze, um die Zeit Ihrer Mitarbeiter effizient zu nutzen:

1. Fokussierung

Fokussierung war eines der Erfolgsgeheimnisse von Steve Jobs und Apple. Jobs traf sich einmal im Jahr mit den 100 ranghöchsten Managern zu einer externen Planungsklausur. Dabei drängte er sie, die zehn wichtigsten Dinge für das kommende Jahr zu benennen. Als die Shortlist feststand wurde die Wichtigkeit der Themen mit 1 bis 10 klassiert. Als diese schliesslich feststand, strich Jobs die unteren sieben Punkte gleich wieder weg. «Wir können uns nur auf drei konzentrieren», kommentierte er seinen Entscheid unmissverständlich.

Mit dieser Klarheit und Konzentration fokussierte Jobs seine Managerelite auf die strategischen und sinnvollen Aufgaben – ohne Ablenkung und Verschwendung.

 

2. Meeting-Zeit budgetieren

Ein wirksames Mittel ist, die Meeting-Zeit der Führungskräfte zu budgetieren. Zum Beispiel maximal 50 Stunden pro Monat. Das führt dazu, dass Führungskräfte beginnen, jedes einzelne Meeting schonungslos auf Effizienz und Effektivität zu prüfen. Schnell streichen so Manager überflüssige Meetings und kürzen die unnötig langen. Auch werden Besprechungsanfragen viel restriktiver gehandhabt.

 

3. Wer darf Meetings genehmigen

Ein Meeting, welches 90 Minuten dauert und 6 Teilnehmende hat, kostet schnell einmal 2000 Franken. Falls ein Topmanager dabei ist oder das Meeting Anreisezeiten bedingt sogar das doppelte. Regeln Sie deshalb, dass Meetings, die länger als 90 Minuten dauern und mehr als 4 Teilnehmende haben, die Genehmigung des Vorgesetzten benötigen.

 

4. Businesspläne für Neuprojekte vorschreiben

Unternehmen versinken oft in einem Sumpf aus Initiativen, weil sie nach und nach immer mehr neue, angeblich wichtige Projekte starten. Die wenigsten davon werden je formal beendet.

Lassen Sie deshalb, bevor auch nur eine einzige Stunde in eine neue Initiative investiert wird, einen Businessplan erstellen. Darin müssen der genaue wirtschaftliche Nutzen, die Gesamtkosten und der Zeitaufwand des Managements aufgeführt sein. Weiter muss jede Initiative einen internen Sponsor vorweisen, der das Projekt unterstützt und kontrolliert.

Wenn Sie das konsequent anwenden, werden die Projekte im Unternehmen um die Hälfte zurückgehen, weil sie gar nicht erst vorgelegt werden, oder nicht genehmigt werden.

 

Fazit

Zeit ist das knappste Gut im Unternehmen. Trotzdem ist es dasjenige, das am häufigsten verschwendet wird. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden effizient und effektiv einsetzen wollen, müssen Sie deren Zeit als kostbares Gut behandeln.

  • Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter weiss, was seine wichtigste Aufgabe ist.
  • Stellen Sie Regeln auf, wie mit Informationen (zum Beispiel E-Mails) umgegangen wird.
  • Verhindern Sie, dass die Mitarbeitenden dauernd an endlosen Sitzungen hängen und bestimmen Sie peinlich genau, wie eine Sitzung ablaufen muss.
  • Schliesslich, beschränken Sie die Anzahl paralleler Projekte

 

Zum Schluss noch eine Anekdote von Apple. Steve Jobs war bekannt dafür, dass er Besprechungen schonungslos beendete, wenn die Sitzung nicht mehr produktiv war oder die Teilnehmenden nicht vorbereitet an die Sitzung kamen. Das mag schroff erscheinen, aber es trug dazu bei, dass Apple zu einem der Unternehmen mit der höchsten Marktkapitalisierung wurde.