6 Schritte, wie Sie Hauruck-Aktionen in den Griff bekommen

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Es ist nicht lange her, hat einer unserer Kunden angerufen und gebeten, ihm innerhalb von 3 Tagen einen Lösungsvorschlag für eine Managementschulung auszuarbeiten. Das Projekt war schon lange in der Pipeline, doch plötzlich war es dringend. Klar hatten wir Stress, aber wir lieferten pünktlich. Und dann, das grosse Warten.

Zehn Tage später kam ein Mail des Kunden. Ja, der Lösungsvorschlag entspreche seinen Erwartungen. Doch er hätte noch keine Zeit gehabt, ins Detail zu gehen und diesen mit dem Chef zu besprechen.

Gut und recht, aber wieso zum Teufel hat der Kunde so Druck gemacht? War er einfach unehrlich oder war es einfach Selbsttäuschung? War der Kunde Täter oder Opfer?

In den meisten solchen Fällen, vermute ich, handelt es sich um schlechte Planung, Selbstüberschätzung und Hauruck-Mentalität. Was bedeutet: Jetzt ist man an etwas dran und jetzt müssen alle spuren. Alles andere ist unwichtig. Die nächste Hauruck-Aktion wartet aber bereits und schon ist unser Lösungsvorschlag im Pendenzenberg verschwunden.

Also in unserem Beispiel wollte der Kunde tatsächlich schnell entscheiden und vorwärts machen. Aber da waren ja noch andere Aufgaben, Anfragen, Meetings…

Nun, das Problem ist bekannt – aber was können wir tun, um nicht in Hauruck-Situationen zu geraten?

 

  1. Analysieren Sie zuerst einmal Ihre Aufgaben und Ressourcen

    Listen Sie alle Tasks mit Termin auf und schätzen Sie den Zeitaufwand für jede einzelne Aufgabe. Führen Sie nun auch alle Meetings, Routinetätigkeiten, Störungen, E-Mails, Ferien, Ausbildungen, Kongresse und deren Zeitaufwand auf. Bilden Sie die Summe zum Beispiel für die nächsten 2 Monate.

  2. Vergleichen Sie nun diese Summe mit Ihrer Zeitressource (zum Beispiel 350 Stunden für 2 Monate). Wenn die Aufgabensumme wesentlich grösser ist als Ihre Zeitressourcen, haben Sie ein Problem und Hauruck-Übungen gehören zu Ihrem Alltag.

  3. Versuchen Sie jetzt, unnötige Arbeiten oder Aufgaben mit geringer Wertschöpfung zu eliminieren oder mit wenig Aufwand zu erledigen (siehe auch unsere Geschichte am Schluss).

  4. Was ist Dringend und Wichtig?

    Definieren Sie zusammen mit Ihrem Team alle Prozesse, die wichtig sind und mit einer bestimmten Dringlichkeit erledigt werden müssen. Zum Beispiel: Kundenbestellungen, die bis Mittag eingehen, müssen noch am selben Tag ausgeliefert werden. Oder: Offertanfragen müssen innerhalb von 3 Tagen beantwortet werden usw. Alle anderen Aufgaben können auch später oder mit geringem Aufwand erledigt werden.

  5. Planen Sie realistisch

    Wir Menschen neigen dazu, Aufgaben zu unterschätzen: Wir meinen, eine Aufgabe dauert maximal 2 Stunden – schliesslich dauert sie 4 Stunden. Oder, das schaffe ich leicht bis Ende Woche – einen Monat später sind Sie immer noch dran. Da hilft nur eines: Schätzen Sie den Zeitaufwand und dann verdoppeln Sie ihn. Und wenn Ihr Zeitbudget bereits eng ist, macht es keinen Sinn, noch mehr Aufgaben zu beginnen.

  6. Lernen Sie, «Nein» zu sagen

    Sagen Sie ein eindeutiges und festes «Nein» zu Hauruck-Übungen. Zum Beispiel: Das kann ich leider nicht bis morgen Abend machen, aber bis Ende nächster Woche sollte es gehen. Oder: Das geht leider nicht so kurzfristig. Bis wann spätestens müssen Sie den Lösungsvorschlag haben?

Zum Schluss noch diese kleine Geschichte, die mir ein Kunde erzählt hat:

«Eine meiner Aufgaben war, eine monatliche Statistik zu erstellen und diese an mehrere Kollegen zu verteilen. Ich hatte schon länger das Gefühl, dass diese Statistik nicht sehr viel Nutzen bringt und vermutete auch, dass kaum jemand die Statistik überhaupt las. So entschied ich eines Monats, die Statistik nicht zu erstellen. Niemand reagierte. Ich lies die Statistik einen zweiten Monat weg. Immer noch keine Reaktion. Nach einem halben Jahr brachte ich die Statistik an einer Sitzung zur Sprache. Und, welche „Überraschung”, niemand hatte bemerkt, dass die Statistik nicht mehr geliefert wurde. An dieser Sitzung wurde dann beschlossen, die Statistik auch offiziell zu Grabe zu tragen.»