In der E-Mail-Flut geht so manches E-Mail verloren. Nicht, weil es nicht ankommt, sondern weil der Empfänger nicht so recht weiss, was er damit anfangen soll. Irgeneinmal rutscht es an Position 68 in der Inbox. Nicht mehr lange, und es geht endgültig vergessen.

Damit das nicht passiert, müssen Sie Ihre E-Mails anders schreiben.

Call to action

Was ist der Unterschied zwischen einem Roman und einem E-Mail? Mit einem Roman will ich unterhalten und mit einem E-Mail will ich, dass etwas geschieht, dass jemand etwas unternimmt, dass etwas weiter geht: Sende mir diese Information, entscheide zwischen rot und blau, bestelle 1000 Ordner...

Frage: Fordert mein E-Mail den Empfänger auf, etwas zu tun? Wenn nicht, warum sende ich es dann?

Sag es gerade hinaus

In einem Witz kommt die Pointe am Schluss im E-Mail an den Anfang. Was immer ihr Anliegen ist, sagen Sie es im ersten Abschnitt. Ironie, Andeutungen und Floskeln sind grossartig, wenn Sie eine Novelle oder einen Witz schreiben wollen.

Frage: Kann der Leser aus der Betreffzeile und dem ersten Abschnitt des E-Mails erkennen, um was es geht und was ich erreichen will? Wenn nicht, was bewegt mich dazu, den Leser im ungewissen zu lassen.

Keine Annahmen

Weiss der Leser, dass der nächste Schritt entscheidend ist für den Projektverlauf? Weiss er, dass die neue Maschine nur von ausgebildetem Personal bedient werden darf? Wenn er es nicht weiss, und etwas schief geht, hört man oft, "Ich habe angenommen, dass...".

Lassen Sie es nicht so weit kommen. Teilen Sie dem Empfänger Ihr Vorwissen, Ihre Gedanken, getroffene Entscheidungen mit. Erlauben Sie ihm einen Blick hinter die Kulissen. Nehmen Sie auch nicht an, dass jeder alle Ihre Worte und Aussagen noch genau weiss. Sobald Sie zweifeln, ob ein Leser den Sachverhalt, eine Abkürzung, einen Begriff nicht kennt, erklären Sie es.

Frage: Beziehe ich mich auf etwas, das sicher bekannt ist oder nehme ich es an? Verberge ich eine Information, bewusst oder unbewusst? Falls ja, hat es einen Grund?

Teilen Sie Ihre Gedanken mit

Haben Sie auch schon ein weitergeleitetes E-Mail erhalten mit dem Text "Was denkst du darüber" oder "Was hältst du davon?" Der Sender sagt doch damit, kümmere dich darum, ich habe keine Zeit, mir Gedanken zu machen oder mich damit aufzuhalten. Das nenne ich Abschieberitis.

Wenn Sie schreiben, dann teilen Sie mit, was Sie von einem Thema halten, was Ihre Meinung ist, und auf was genau der Kollege oder Mitarbeiter sich fokussieren soll und was genau Sie vom Kollegen erwarten.

Frage: Gibt mein E-Mail meine Meinung und meine Optionen bekannt, damit der Empfänger darauf antworten oder diese ergänzen kann? Wenn nicht, warum versuche ich ihn zu bewegen, über meine Gedanken zu rätseln?