Unpünktlicher Beginn von Besprechungen und Meetings und zu spät eintreffende Personen sind ein echtes Ärgernis. Informationen müssen unter Umständen wiederholt werden – oder die pünktlichen Teilnehmer werden bestraft, indem sie warten müssen.
Hier ein paar Tipps, wie Sie das Problem besser in den Griff bekommen:
- Sorgen Sie dafür, dass Infrastruktur, Unterlagen, Präsentationsmedien usw. so vorbereitet sind, dass Sie immer pünktlich beginnen können. Denn andernfalls werden auch die bislang pünktlichen Mitarbeiter später kommen – und die Unpünktlichen noch später.
- Nehmen Sie keine Rücksicht auf unpünktliche Sitzungsteilnehmer. Fangen Sie immer pünktlich an, und unterbrechen Sie keinesfalls, um das bisher Besprochene zusammenzufassen: Reden Sie einfach weiter.
- Stellen Sie die wichtigsten Themen an den Anfang.
- Bei häufigen Verspätungen: Setzen Sie das Thema „Was können wir gegen Unpünktlichkeit tun?“ einfach auf die Tagesordnung.
- Gewinnen Sie erhöhte Aufmerksamkeit durch ungewöhnliche Anfangszeiten. Lassen Sie Besprechungen beispielsweise um 9.50 oder um 11.15 Uhr beginnen.
- Vielleicht können Sie sich auch mit einer radikalen Lösung anfreunden, der „Opernhaus-Methode“: Verschliessen Sie künftig pünktlich zur Anfangszeit die Tür und lassen bis zum nächsten Traktandum oder bis zur Pause niemanden mehr herein. Allerdings muss diese Massnahme vereinbart sein und für alle gelten – auch für Vorgesetzte.
Und noch ein Zusatztipp, der eigentlich nichts mit Pünktlichkeit zu tun hat, aber diese trotzdem fördert. Sitzungen werden von 60% der Führungskräfte als zeitraubend und ineffizient betrachtet. Oft deshalb, weil zu viele Personen an den Sitzungen teilnehmen.
Achten Sie deshalb darauf, dass nur die Personen teilnehmen, die wirklich etwas zu den Tagesordnungspunkten beizutragen haben. Gehen Sie vor der Einladung zum nächsten Meeting konsequent unter diesem Gesichtspunkt die Liste der vorgesehenen Teilnehmer durch.
