Verzettelt? So gewinnen Sie wieder die Kontrolle über Ihre Aufgaben

Kommt es vor, dass Sie sich verzetteln? Darunter versteht man allgemein, den Überblick zu verlieren, weil man sich mit Nebensächlichkeiten beschäftigt, planlos agiert und viel zu viele offene Baustellen hat.

Haben Sie nur zwei Aufgaben zu erledigen, dann ist die Gefahr der Verzettelung gering. Anders jedoch, wenn Sie dreissig offene Aufgaben haben. Dann passiert es, dass Sie im Chaos landen und Ihre Energie verzetteln. Das bedeutet, Sie verlieren die Orientierung und Übersicht und wissen nicht, wo Sie überhaupt anfangen sollen.

Bei zwei anstehenden Aufgaben ist es kein Problem, Prioritäten zu setzen, bei 30 Aufgaben ist das jedoch eine grosse Herausforderung, zumal sich Prioritäten immer wieder ändern.

Nun, wenn Sie in solch einer Situation stecken, wie findet man aus dieser Belastungssituation wieder raus?

In so einem Fall ist ein strukturiertes und diszipliniertes Vorgehen unerlässlich. Gehen Sie die Situation wie folgt an:

Schritt 1: Ruhiges Zeitfenster planen

Planen Sie ein ruhiges Zeitfenster in Ihrer Agenda ein. Normalerweise reichen dazu zwei Stunden. Signalisieren Sie Ihren Kollegen, dass Sie in dieser Zeit nicht gestört werden wollen. Eliminieren Sie auch alle anderen Störfaktoren (Telefon, Smartphone, E-Mail, Chat).

Schritt 2: Alle Aufgaben klassieren und stapeln

Nehmen Sie nun jede offene oder vermeintlich offene Aufgabe zur Hand (zuerst analog, dann digital) und definieren Sie Folgendes:

• Kann ich die Aufgabe in 3 Minuten erledigen? Falls ja, tun Sie es. z.B. Einordnen, ablegen, weiterleiten, E-Mail schreiben.
  
  
• Falls Nein, klassieren Sie die Aufgabe auf einem A5-Zettel (Siehe Bild)
  - Aufgaben-Bezeichnung oder Projektname und Termin
  - Gesamtaufwand ab heute für diese Aufgabe
  - Was ist der nächste konkrete Schritt mit Termin und Aufwand
  - Definieren Sie die Wichtigkeit / den Wert der Aufgabe
  
  
• Falls Sie Papierunterlagen zu diesem Projekt haben, legen Sie den Aufgabenzettel zu diesen Papierunterlagen, am besten alles in eine Klarsichthülle und alles auf einen Stapel «Aktuelle Aufgaben».
  
  
• Falls die Aufgabe nur digital existiert, füllen Sie den Aufgabenzettel trotzdem aus und legen ihn zu den anderen klassierten Aufgaben auf den Stapel «Aktuelle Aufgaben».
  
  
• Sortieren Sie nun alle Aufgaben nach dem Termin des nächsten konkreten Schritts.

Ein Beispiel für ein solches Aufgabenblatt finden Sie unten in der Bildergalerie. Ein entsprechendes Formular können Sie bei uns unter info@work-smarter.ch bestellen mit dem Vermerk: Aufgabenformular.

Schritt 3: Prioritäten setzen

Nun sehen Sie sehr schnell, was in den nächsten Tagen gemacht werden muss und ob die verfügbare Zeit reicht, um diese Aufgaben zu erledigen. Falls nicht, müssen Sie Prioritäten setzen oder andere Massnahmen ins Auge fassen, z.B. Termine verschieben, Hilfe anfordern oder mit dem Chef reden.

Schritt 4: Wochenplanung

Planen Sie nun Aufgaben aktiv in Ihre Agenda ein. Zum Beispiel:
«Dienstag, 8:00 – 10:00 h, Abschlussarbeiten.
Achten Sie aber auch, dass Sie die Agenda nicht mit Aufgaben überladen, das heisst, realistisch planen.

Fazit:

Der Vorteil eines solchen Vorgehens ist der visuelle Aspekt. Wenn alle Aufgaben schön sortiert vor einem liegen ist das viel beruhigender und fassbarer als eine elektronische Liste.

Natürlich können Sie als Abschluss eine elektronische Aufgabenliste erstellen und mit dieser weiterarbeiten.