Wie Sie Ihre Papierablage im Griff behalten

So behalten Sie zu jeder Zeit die Übersich!

Was machen Sie mit schmutzigem Geschirr? Warten Sie, bis die Küche zugestellt ist, bevor Sie mit dem Abwasch beginnen? Oder kümmern Sie sich regelmässig darum – täglich, so dass nichts herumsteht?

Niemand käme auf die Idee, eine Woche lang nicht abzuwaschen und sich dann über die Geschirrberge zu wundern. Das Gleiche sollte für Ihr Informations-management gelten, denn es gibt einen nie versiegenden Strom von E-Mails und Papierunterlagen. Wenn Sie täglich einmal klar Schiff machen, so dass Inbox und Eingangskorb abends leer sind, halten Sie den Aufwand relativ gering – und die Arbeit kostet Sie keine grosse Überwindung.

Unterscheiden Sie zwischen «Aktion» und «Dokumentation»

Ein wichtiger Schritt hin zu einer schnellen Informationsverarbeitung ist die Unterscheidung zwischen Dokumenten, die eine Handlung erfordern (Aktion), und solchen, die Sie nur als Referenzmaterial aufbewahren (Dokumentation).

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, alles, was unter Dokumentation fällt, immer direkt abzulegen (oder zumindest in einer Vorablage wegzupacken) – dann haben Sie einen grossen Teil der täglichen Informationsflut schon verarbeitet. Die Unterscheidung gilt für Papierunterlagen ebenso wie für E-Mails und andere Dateien.

Unterscheiden Sie zudem zwischen «aktiven» und «passiven» Daten

Aktive Informationen sind Daten, die regelmässig gebraucht werden. Je häufiger Sie Akten oder Nachschlagedaten gebrauchen, desto näher müssen Sie in Ihrem Aktionsradius gelagert werden. Zum Beispiel das Dossier eines aktuellen Projektes, an welchem Sie täglich arbeiten, gehört in Griffweite. Dagegen können Sie einen Katalog, welchen Sie monatlich einmal benötigen in einem entfernten Regal lagern.

Passive Daten gehören nicht in den Arbeitsbereich sondern in das Archiv oder in den Papierkorb. Passive Daten sind all jene Informationen, welche keine Aktion mehr erfordern, dessen Inhalt veraltet ist oder schlicht nicht mehr gebraucht wird. Also, wenn Sie einen Ordner mehr als ein Jahr nicht mehr angefasst haben, können Sie ihn entsorgen oder ins Archiv spedieren.

Machen sie das Ablegen so einfach wie möglich

In vielen Büros verhindern auch schlecht funktionierende Büromöbel und Ablagebehälter eine schnelle Ablage: klemmende Ordner oder überfüllte Schubladenschränke laden kaum zum Benutzen ein, und wer legt schon gerne eine neue Hängemappe an, wenn er das dafür nötige Material aus verschiedenen Ecken des Büros zusammensuchen muss?

• Achten Sie bei Büromaterial immer auf gute Qualität.
• Füllen Sie Ihre Büromöbel wie auch die Schriftgutbehälter zu maximal 80 Prozent – so dass immer einladend Platz ist für das neu Hinzukommende.
• Und auch die Investition in Ästhetik lohnt sich (einheitliche, gut lesbare Rückenschilder und Farb-Kodierungen). Es ist nicht nur angenehmer, mit solch einer Ablage zu arbeiten. Mit einem gewissen Respekt vor der vorhandenen Ordnung wird es Ihnen auch leichter fallen, selbst ordentlich zu sein.

Mit einem einheitlichen System für Adressen arbeiten

Ein weiterer typischer Problembereich ist das Adressmanagement. Wenn Adressen und Telefonnummern auf verschiedene Orte verteilt sind, beispielsweise auf Zettel, Visitenkarten, handgeschriebenem Adressbuch und schliesslich noch Outlook, wird es schwierig, Telefonnummern zu finden oder aktuell zu halten.

Schaffen Sie sich ein Master-System an, in dem Sie alle Adressen verwalten und aktualisieren – am besten auf dem PC. Alle weiteren Adresssysteme leiten Sie dann davon ab: Machen Sie sich einen Ausdruck für unterwegs, oder synchronisieren Sie damit die Daten auf Ihrem Mobiltelefon.

Grosszügig entsorgen

Wir können uns heute fast jede Information auf Knopfdruck beschaffen, und doch haben wir uns unsere alte Jäger- und Sammlermentalität bewahrt: Wegwerfen fällt der Mehrheit äusserst schwer. Die Folge sind überfüllte Büros, zugemüllte Festplatten und unproduktive Suchzeiten.

• Entsorgen Sie grosszügig. Fragen Sie sich, was passiert, wenn ich diese Information jetzt entsorge. Falls die Antwort "Nicht viel" lautet, ab in den Papierkorb damit.
• Drucken Sie E-Mails nur im Sonderfall aus! (Bei einer Studie des Druckerherstellers Lexmark gaben 34 Prozent der Befragten an, E-Mails vor dem Lesen grundsätzlich auszudrucken).
• Schaffen Sie sich einen Vorpapierkorb für das Wegwerfen auf Probe an. Sobald der Vorpapierkorb voll ist, werfen Sie die untere Hälfte definitiv fort.