Zettelwirtschaft ade mit dem Aktivitätenbuch

Gut organisiert mit dem Aktivitätenbuch

Aufgaben, Termine, Ideen und und und… täglich haben wir es mit einer Vielzahl von Informationen zu tun, die wir nicht vergessen dürfen. Da greifen viele zum Notizblock, zu Zetteln oder zu Post-it.

Doch einige haben Probleme mit diesem Hilfsmittel. Wo sollen Notizen abgelegt werden: Im Projektordner oder bei den Pendenzen? Wie sollen die offenen Aufgaben und Aufträge aus den Notizen verwaltet werden? Wie lange sollen Notizen aufbewahrt werden? Wie geht man vor, dass Notizen mit Pendenzen nicht verloren gehen?

Sie sehen, die Aufgabenstellung ist gar nicht so einfach – und trotzdem gibt es eine einfache Lösung. Lassen Sie alle Notizblöcke, Zettel und Post-it von Ihrem Pult verschwinden und schaffen Sie sich dafür ein Aktivitätenbuch an.

Tragen Sie nun alle Aufgaben, Ideen und Notizen chronologisch in Ihr Buch ein und ziehen Sie nach jedem Eintrag eine Linie zur Abgrenzung. Auch spontane Ideen oder Privates gehören in dieses Buch. Ebenfalls ins Buch gehören Notizen aus Sitzungen oder Kursen. Schreiben Sie alles, was Sie erledigen wollen oder woran Sie denken müssen, in Ihr Aktivitätenbuch.

Streichen Sie erledigte Aufgaben sofort durch. Sie sehen so unmittelbar, was getan worden und was noch zu tun ist. Wenn alle Notizen auf einer Seite erledigt sind, wird die obere Ecke des Blattes abgeschnitten.

Nachfolgend noch einige Tipps, wie Sie erfolgreich mit einem Aktivitätenbuch arbeiten:

• Kaufen Sie sich ein leeres, gebundenes DIN-A4- oder besser, weil handlicher, ein DIN-A5-Buch. Es sollte mindestens 100 Seiten haben. Nehmen Sie ruhig eine kräftige, knallige Deckel-Farbe, damit Sie Ihr Aktivitätenbuch immer schnell wieder finden.
• In das Innere der Ringhalterung klemmen Sie einen Kugelschreiber, damit dieser immer zur Hand ist.
• Schreiben Sie gross und lassen Sie genügend Platz für zusätzliche Einträge oder Erledigungsvermerke.
• Die Seiten werden im A5-Ringbuch nicht herausgerissen, sondern bleiben im Buch.
• Machen Sie auch Ihre Tagesplanung mit Ihrem Aktivitätenbuch. Schreiben Sie täglich auf, was Sie heute erledigen wollen. Denken Sie daran: Wichtiges kommt vor Dringendem. Und ebenfalls wichtig: Planen Sie niemals mehr ein, als Sie tatsächlich erledigen können.
• Nutzen Sie Ihr Aktivitätenbuch konsequent. Dazu bieten sich Wartezeiten zum Beispiel am Flughafen oder vor Besprechungen.
• Wenn Ihr Buch voll ist, heben Sie es als Ideenlieferanten und Notfalltagbuch für Telefonnummern und Adressen auf.
• Übertragen Sie langfristige Aufgaben in Ihre Aufgabenliste oder ins Outlook und streichen Sie sie im Aktivitätenbuch. Das gleiche gilt für Aufgaben mit einem Fälligkeitstermin, der nicht in der nahen Zukunft liegt.

Zusammenfassung:

Wenn sie die tagtäglichen kleinen Aufgaben alle in einem Aktivitätenbuch notieren, kommen Sie ohne die lästige Zettelwirtschaft auf Ihrem Schreibtisch aus. Ein derartiges Aktivitätenbuch stellt eine nützliche Erinnerungshilfe für den „Kleinkram“ dar. Aufgaben im Aktivitätenbuch gehen nicht verloren oder vergessen und werden schneller erledigt.