Autor Roberto Birrer
Tools, wohin das Auge reicht:
Stell dir vor, du bist mitten in einem Arbeitstag, um dich herum schwirren Tools und Apps wie Microsoft Teams, Planner, OneNote, Loop, Jira, Confluence oder welches Tool ihr auch in eurer Arbeit einsetzt. Jedes verspricht Effizienz, Zusammenarbeit und Struktur. Und ja, jedes dieser Tools hat definitiv seine Berechtigung – besonders dann, wenn Teams gemeinsam an komplexen Projekten arbeiten.
Doch was passiert mit den ganz normalen, alltäglichen Aufgaben? Die Mail von gestern, auf die du heute reagieren musst? Der Termin mit der Notiz, die du dir unbedingt merken wolltest? Oder der Gedanke, der dir beim Kaffee eingefallen ist und den du festhalten wolltest?
Hier kommt Outlook ins Spiel. Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so fancy wirkt wie Loop oder Planner, bleibt es für mich die Schaltzentrale für meine persönliche Aufgabensteuerung. Warum? Weil Outlook nicht nur E-Mails und Kalender verwaltet, sondern auch Aufgaben, Erinnerungen und To Dos direkt verknüpft. Keine App-Wechsel, kein Kontextbruch. Nur ich und mein Arbeitsfluss.
Die Wahrheit: Je mehr Tools uns zur Verfügung stehen, desto wichtiger wird es, für sich selbst einen klaren Anker zu definieren. Outlook ist für mich genau dieser Anker. Es ist mein Hauptaufgabentool, das ich bewusst für mich definiert habe. Egal von welchem Tool oder welchem Kanal ich Aufgaben erhalte – sie landen bei mir in Outlook. Dort erfasse, plane und arbeite ich sie ab.
Es gibt viele Tools, die Effizienz, eine schnellere Abarbeitung und mehr Zeit für andere Themen versprechen. Ich sage: Das ist ein Trugschluss. Definiere ein Tool, mit dem du planst, deine Ressourcen im Blick behältst und deine Aufgaben erledigst – unabhängig davon, woher sie kommen.
Oder wie Andy es gern auf den Punkt bringt:
"Ein Pilot fliegt auch nicht mit einem halben Hintern im einen und dem anderen im nächsten Cockpit. Du brauchst ein Steuerzentrum – fertig."
Ich habe eine Grafik dazu erstellt, die diese Beobachtung visualisiert: Auf beiden Seiten der Glockenkurve siehst du Outlook. In der Mitte – am Höhepunkt der Kurve – tummeln sich die Logos all der mächtigen Tools, die wir in der Zusammenarbeit nutzen.
Die Message ist klar: Wir haben eine riesige Auswahl an Apps für unsere Aufgabenverwaltung. Welche App ist die richtige?
Ich sage: Spielt keine Rolle, Hauptsache du definierst DEINE ToDo Liste für dich. Für mich ist es Outlook. Es startet mit Outlook und es endet mit Outlook. Klar, ich arbeite auch mit Planner, Loop und viele mehr. Jedoch führe ich sämtliche Aufgaben in Outlook. Um genauer zu sein, in meinem Kalender.
Fazit:
Microsoft 365 bietet uns unglaublich viele Möglichkeiten. Doch manchmal ist weniger mehr. Wer Outlook als Basis nutzt und es mit gezieltem Einsatz von Tools wie Planner, OneNote oder Loop kombiniert, kann effizient arbeiten, ohne sich im Tool-Dschungel zu verlieren.
Bleib bei dem, was für dich funktioniert. Und wenn das Outlook ist, dann ist das okay. Oder wie ich gerne sage: Nicht jedes Problem braucht ein neues Tool. Manchmal reicht ein Blick in den Kalender und eine gut gesetzte Erinnerung.
Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.
