Trennen Sie sich von diesen fünf Planungsirrtümern

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Unser Büroalltag ist oft geprägt von Kurzfristigkeit und von ungeplanten Ad-hoc-Aufträgen. Die Folgen: Wichtige Aufgaben bleiben liegen, drängende Probleme werden nicht angegangen. Die Lösung wäre eigentlich klar: Wir sollten vermehrt geplant arbeiten.

Doch dann höre ich immer wieder fünf Ausreden gegen das Planen. Hier sind sie und was dagegen zu sagen ist:

«Ich bin zu beschäftigt zum Planen»

Selbstmanagement funktioniert nur mit sorgfältiger Planung. Für das Aufstellen von Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplänen brauchen Sie Zeit. Doch dabei gilt eine ganz einfache Kosten-Nutzen-Rechnung: Jede Minute, die Sie in Ihre Planung investieren, bekommen Sie als Vielfaches in Form von eingesparter Zeit zurück.

«Ich habe mit und ohne Plan zu wenig Zeit»

Wenn Sie Ihr Tagespensum nie schaffen, könnte es sein, dass Sie sich immer zu viel zumuten. Ein guter Plan berücksichtigt auch Zeit für Unvorhergesehenes, für das Daily Business und hilft Ihnen, Ihre Arbeit zu strukturieren und zu einem optimalen Zeitpunkt zu erledigen. Ein guter Plan lenkt Ihre Aufgaben auf das Wichtige und wird mit der Zeit immer genauer. Bei einer guten Planung wissen Sie auch genau, ob Sie eine neue Aufgabe annehmen dürfen und zu welchem Termin Sie die Arbeit abliefern können.

«Planung macht unkreativ und unflexibel»

Das Gegenteil stimmt. Kreativität entsteht nicht, wenn der Schreibtisch überladen ist und ständig das Telefon klingelt. Neue Ideen entstehen oft zufällig, aber Sie können dem Zufall auf die Sprünge helfen, indem Sie sich von der täglichen Hektik, die keinen Raum für Alternativen lässt, befreien. Planung bedeutet auch nicht das sklavische Festhalten an einem bestimmten Weg. Planung bedeutet: von einem bestimmten Ablauf ausgehen und gegebenenfalls flexibel auf Änderungen reagieren.

«Der beste Plan: Alles sofort erledigen»

Die wichtigste Erkenntnis (nach jener, dass man überhaupt planen sollte) ist: Prioritäten setzen und sinnvolle Arbeitseinheiten bilden. Wer z. B. jede Anfrage sofort beantwortet, jedes Telefonat annimmt und auch unangemeldete Besucher gleich empfängt, verzettelt sich. Besser: Führen Sie bereits begonnene Aufgaben zu Ende. Erledigen Sie gleichartige Arbeiten in Blöcken: Telefonate, E-Mails, Besuche. Planen Sie auch diese Blöcke fest ein.

«Das Leben lässt sich sowieso nicht planen»

Ein Unternehmer der seine Liquidität nicht plant läuft Gefahr, Konkurs zu gehen. Ein gut geplanter Umzug ist in einem Viertel der Zeit erledigt. Eine Hausfrau die einen Essensplan macht geht nur einmal pro Woche einkaufen. Doch Manager glauben, dass sich ihre persönliche Arbeit nicht planen lässt. Dies ist ein Irrtum. Wer seine Arbeit konsequent plant arbeitet effizienter und zielorientierter und erreicht seine Ziele im Unternehmen aber auch im eigenen Leben.