In meiner Tätigkeit als Trainer für Arbeitstechnik rate ich immer wieder, Aufgabenlisten zu führen. Viele Leute sträuben sich jedoch dagegen, mit dem Argument: «Das habe ich schon probiert, aber es funktioniert nicht».

Bei näherem Hinschauen finden sich immer dieselben Fehler: Die Aufgabenlisten sind zu lang, sie beinhalten Wünsche und Ideen und sie sind nicht konkret.

Aufgabenlisten können jedoch ein hervorragendes Hilfsmittel für mehr Übersicht und Produktivität sein, vorausgesetzt, Sie befolgen die nachfolgenden Tipps:

1. Aufgabenlisten sind keine Wunschlisten und Ideensammlungen

«Es wäre schön, wir würden...», «Man sollte...», «Gelegentlich möchte ich...» usw. Solche Aufgaben gehören nicht in die Aufgabenliste. Genauso wenig wie Ideen oder diffuse, unklare Vorschläge.

Falls Sie solche “Aufgaben“ nicht gleich entsorgen wollen, so sammeln Sie sie als Notiz in Ihrem Outlook mit der Kategorie “Ideen“. Einmal im Monat oder Quartal planen Sie eine halbe Stunde, in der Sie Ihre gesammelten Ideen durchsehen. Ideen und Wünsche, die sich in der Zwischenzeit konkretisiert haben oder aktuell wurden, übernehmen Sie in Ihre Aufgabenliste. Ideen, die obsolet wurden, löschen Sie, die anderen lassen Sie stehen.

2. Aufgaben konkret formulieren

Formulieren Sie die Aufgabe nicht schwammig, sondern konkret. Definieren Sie den nächsten Schritt, die nächste konkrete Aktion nach folgendem Schema:

Oberbegriff / nächste konkrete Aktion / Termin / Zeitaufwand

Hier einige Beispiele:

• Werbekampagne XY / Briefing mit Agentur vorbereiten / 15-09-2016 / 8 Std.
• Mitarbeitergespräche / Gespräch mit Müller vorbereiten / 02-10-2016 / 2 Std.
• Neuer Server / Anforderungsprofil erstellen / 20-10-2016 / 8 Std.
• Jahresabschluss / Abschlussbuchungen vorbereiten / 15-12-2016 / 4 Std.
• Produktionsplanung / Schichtplan 4. Quartal / 20-08-2016 / 20 Std.
• Prozesse überprüfen / Ablaufdiagramm Prozess X / 10-11-2016 / 3 Std.
• usw.

Dauer der Aufgabe: Schätzen Sie die Dauer der Aufgabe und schreiben Sie diese in die Aufgabenliste. Notieren Sie nach getaner Arbeit die effektive Zeit für die Aufgabe. Damit verbessern Sie mit der Zeit Ihre Schätzwerte.

Termin: Jede Aufgabe in der Aufgabenliste hat einen Erledigungstermin. Manche Aufgaben haben zudem einen Fälligkeitstermin. Diesen können Sie im Feld Bemerkungen eintragen. Versuchen Sie, den Erledigungstermin konsequent einzuhalten.

3. Sofort-Prinzip anstatt Aufgabenliste

Das Sofort-Prinzip lautet: Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollen Sie direkt anpacken. Denn alles was sofort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu verwalten, Notizen zu machen oder Pendenzenlisten zu führen. Konkret bedeutet das, dass Sie Aufgaben, die nicht länger als rund 5 Minuten dauern, sofort erledigen und nicht in der Aufgabenliste führen.

Davon ausgenommen sind natürlich Aufgaben, die zwar nicht lange dauern, die jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden können.

4. Aufgabenliste aktuell halten

Halten Sie Ihre Aufgabenliste immer aktuell, denn mit einem Aufgabenfriedhof können Sie nichts anfangen. Arbeiten Sie täglich mit Ihrer Aufgabenliste. Führen Sie neue Aufgaben auf und streichen Sie erledigte. Entscheiden Sie dann jeden Abend, was Sie von der Aufgabenliste am nächsten Tag erledigen wollen.

5. Aufgabenliste ist Grundlage der Wochenplanung

Machen Sie immer am Freitag anhand Ihrer Aufgabenliste eine Planung der folgenden Arbeitswoche. Dazu benötigen Sie 15 Minuten Zeit und Ihre Agenda. Übertragen Sie wichtige Aufgaben aus Ihrer Todo-Liste direkt in ein Zeitfenster in Ihrer Agenda.