E-Mail-Flut - Setz mich bloss nicht ins Cc

AdobeStock 87486798Martin hat genug. Früher hat er sich noch redlich darum bemüht, der anwachsenden Flut von E-Mails Herr zu werden, hat jede einzelne Nachricht gelesen und, wenn nötig, auch beantwortet. Doch dann wurden es immer mehr, inzwischen ist die Flut nicht mehr zu bewältigen.

Denn mittlerweile bekommt er nicht mehr nur die elektronische Post, die direkt an ihn gerichtet ist, sondern auch die, die an seine Kollegen, Projektpartner und seine Untergebenen gesandt wurden und zwar als Cc-Mail.

 

Cc-Mails direkt aussortieren

Als Martin das realisiert, zieht er die Notbremse. In einem Seminar der Knüsel Training AG hat er eine Funktion gelernt, die alle E-Mails, die nur Cc... an ihn gehen, aussortiert. "Wenn ich dann mal Zeit habe, gehe ich diesen Ordner durch", meint Martin lakonisch und grinst. Man ahnt, was er eigentlich sagen möchte: Die E-Mails sind für ihn eigentlich wie gelöscht. Und bisher hat es ihn auch nicht wirklich gestört. "Meine Mitarbeitenden wissen, woran sie sind, ich spiele mit offenen Karten." Wer wirklich etwas von ihm will, soll ihn direkt anschreiben. 

Das Phänomen der überquellenden elektronischen Postkästen ist weithin bekannt, und doch scheint sich in dieser Frage die Bürowelt in zwei Lager zu teilen. Es dürfte nicht wenige geben, die sich insgeheim gerne an Martin ein Beispiel nehmen würden. Allein die Angst, etwas zu verpassen, hindert sie daran. Und die ist in vielen Fällen übermächtig.

 

Anhänger der Cc-Kultur

Auf der anderen Seite gibt es wahre Anhänger der Cc-Kultur, die an nichts so sehr Freude haben, wie die Empfänger ihrer E-Mails in verschiedene Klassen einzuteilen:

Da sind zum einen die direkten Ansprechpartner, meist auch formvollendet adressiert. Das sind diejenigen, von denen man etwas erwartet, eine Information oder Aufgabe.

Weiter unten, auf der Cc-Ebene, lümmelt sich das Fussvolk, das der Konversation beiwohnen darf. Schon so mancher, der hier einsortiert wurde, hat das beleidigt zur Kenntnis genommen. Was dem Absender mitunter nur in absoluter Gedankenlosigkeit unterläuft, ist für andere ein knallhartes Signal. Denn unter Cc stehen die, die nur bezeugen dürfen, ohne wirklich gefragt zu sein. Und implizit gilt der Ratschlag: Diese Personengruppe sollte dem illustren Gedankenaustausch der Hauptakteure besser folgen, um nachher nicht doof dazustehen.

Keiner will sich so recht zuständig fühlen

Ein Grund für die Cc-Manie ist die Absicherungsmentalität. Man will die Verantwortung auf möglichst viele Schultern verteilen. Wenn dann was schief geht, kann man ja sagen "Du hast es ja gewusst". Doch leider funktioniert das nicht, denn die Cc-Manie führt zu einer Verwässerung der Verantwortungsstrukturen. Je mehr Menschen in den elektronischen Verteilprozess einbezogen werden, desto weniger dürften sich direkt angesprochen fühlen. So sind zwar viele in Kenntnis gesetzt, aber keiner fühlt sich zuständig. Klare Verantwortungsstrukturen sehen anders aus.

E-Mail als Kontrollinstrument

Schliesslich gibt es noch jene Schlaumeier, die immer alles im Griff haben möchten und von Ihren Kollegen oder Untergebenen verlangen, immer ins Cc gesetzt zu werden. Als Argument wird vorgeschoben, so funktioniere der Informationsaustausch am einfachsten. Doch tatsächlich ist ein solches Verhalten ein Signal für mangelndes Vertrauen und so mancher Mitarbeitende macht dann nur noch Dienst nach Vorschrift.

 

Falls Sie wissen möchten, wie die oben erwähnte Funktion in Ihrem E-Mail-Programm funktioniert, schreiben Sie mir ein E-Mail an: info@work-smarter.ch

 

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