6 Tipps, um die E-Mail-Flut zu vermindern

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Der Büro-Mensch von heute ersäuft fast in der E-Mail-Flut. Dauernd macht es „pling“ und wieder zeigt ein kleines Briefsymbol an, dass uns irgendjemand mit einem Mail beglückt hat. Die E-Mails lenken uns von unseren aktuellen Aufgaben ab, selbst wenn sie uns keinen Deut interessieren.

Eine wissenschaftliche Studie untermauert diese Erfahrung. Sie kommt zum Ergebnis, dass viele E-Mails überflüssig sind (jedes Dritte) und eine Unmenge an Zeit verschlingen. Bis zu zwei Stunden täglich beschäftigen sich gemäss dieser Studie europäische Manager mit der E-Mail-Kommunikation.

Wohlgemerkt, wir reden dabei nicht von SPAM, sondern von der internen und externen Kommunikation per E-Mail.

Nachfolgend 6 Tipps, wie Sie die E-Mail-Flut aktiv vermindern können:

  1. Wer viele E-Mails schreibt, bekommt auch viele.
    Wenn Sie jedes E-Mail verdanken oder jeden Auftrag bestätigen, auch wenn der Versender dies nicht fordert, so werden sich auch Ihre Mail-Partner ähnlich verhalten. Schreiben Sie deshalb keine unnötigen oder unwichtige E-Mails.

  2. E-Mails eignen sich nicht für alle Kommunikationsaufgaben
    Ein E-Mail ist nicht immer der optimale Kommunikationsweg. Oft ist ein Telefonat oder ein persönlicher Kontakt schneller, einfacher und vor allem eindeutiger. E-Mails sind besonders ungeeignet für Problembehandlungen, Diskussionen, persönliche Kritik oder vertrauliche Themen.
    E-Mails eignen sich vor allem zum Weitergeben von klaren und eindeutigen Informationen. Also um Inhalte, die weder mehrdeutig sind, noch Spielraum für Interpretationen bieten.

  3. Möglichst wenig Empfänger im Cc…
    Heute fragt man sich nicht mehr, wer hat ein aktives Interesse an dieser Information, sondern, wer könnte vielleicht noch an dieser Information interessiert sein. Und so führt man aus einem falschen Sicherheitsdenken oder um ja niemanden zu verletzen diesen und jenen im Cc… Verteiler auf und trägt damit aktiv zur E-Mail-Flut bei. Ich kenne Manager, die Cc… Mails automatisch und ungesehen per Regel löschen lassen, da Sie die Zeit zur Durchsicht solcher E-Mails gar nicht mehr haben.

  4. Aussagefähige Betreffzeile schreiben
    Mit einer Aussagefähigen Betreffzeile erleichtern Sie sich und Ihrem Mail-Partner die Übersicht, Bearbeitung und Archivierung der E-Mails. Schreiben Sie deshalb bereits in die Betreffzeile ein Schlüsselwort, z.B. Projekt XY, dann um was es geht, z.B. Abgabe Dokumentation und falls nötig einen Termin.

  5. Reaktionszeit vergrössern
    Ein E-Mail ist ein schnelles Kommunikationsmittel, aber es muss nicht innerhalb von 5 Minuten beantwortet sein. Es genügt vollkommen, wenn Sie innerhalb von 12 Stunden antworten. Möchten Sie als E-Mail-Versender eine schnellere Antwort, so kommunizieren Sie per Telefon.
    Mit diesem Verhalten verringern Sie den Takt und generieren dadurch automatisch weniger E-Mails. Das Ergebnis ist nicht etwa tiefere Effizienz, sondern das Gegenteil, denn Sie werden weniger gestört und können mehr leisten.

  6. Comics, Fun-Videos und Powerpoint-Shows
    Verbreiten Sie keine Comics, Videos oder Powerpoint-Shows, welche keinen geschäftlichen Bezug haben. Diese lösen oft eine Lawine von E-Mails aus, denn jeder will den anderen ebenfalls mit der neuesten Entdeckung aus dem Internet beglücken.