Einfachheit ist der Weg zum Wesentlichen

Ich kann locker ein E-Mail-Reglement mit 50 Seiten schreiben aber auch eines auf einer Seite. Was ist der Unterschied? Das eine wird gelesen und wirkt, das andere kostet viel.

Überall begegnen uns schlechte und komplexe Lösungen – mit fatalen Folgen in Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Oft werden wir von der Komplexität überwältigt. Es drängt sich uns auf: Macht es doch einfach.

Vor Überregulierung und komplizierten Lösungen sollten wir uns hüten. Denn die wirklich wesentlichen Dinge im Leben sind einfach. Einfachheit ist eine Methode und erreicht zweierlei: Prozesse und Regelungen funktionieren und sind effizient.

Es gibt viele Möglichkeiten, einfach zu sein oder etwas einfach zu machen. Viele sagen, das sei schwierig. Das stimmt, denn es ist einfach, etwas zu komplizieren, aber sehr kompliziert, etwas zu vereinfachen. Und trotzdem sollten wir versuchen, einfache Lösungen zu suchen. Hier ein paar Tipps, wo Sie Einfachheit praktizieren können:

Überorganisation wegen Fehlern

Oft sind Fehler und Probleme der Grund für Überorganisation. Fehler sind jedoch menschlich und nicht zu vermeiden. Daran ändern auch Reglemente und Optimierungen nichts. Natürlich versuchen wir immer, fehlerlos zu arbeiten, das ist auch gut so. Doch wir dürfen nicht nach einer Organisation streben, die alle Fehler schon im Voraus zu eliminieren versucht.

Erfolgreiche Produktionsbetriebe halten sich an den Grundsatz: Korrigieren Sie Fehler, wenn sie auftreten und dann sofort. Das heisst, wenn Sie einen Fehler feststellen, jagen Sie ihm nach und stellen sie ihn so schnell wie möglich ab – ein für alle Mal.

Dazu brauchen Sie im Normalfall auch keine Anpassung der Organisation oder ein neues Reglement, welches auch dies und jenes noch regelt, sondern es genügt, wenn Sie den Fehler ausmerzen.

Vereinfachen Sie Ihre Arbeit

Vereinfachen bedeutet, sich aus Aktivitäten auszuklinken, deren Zeitaufwand nicht im Verhältnis zum Gewinn steht. Ermitteln Sie die Bereiche, die am meisten Wert schaffen. Denken Sie immer wieder an die berühmte 80/20-Regel: Nur 20 % Ihrer Tätigkeit schaffen 80 % des Ergebnisses. Welche Tätigkeiten gehören zu den 20 Prozent und welche zu den 80 Prozent?

Überlegen Sie sich: Was sind meine Talente? Was sind die ertragreichsten Produkte und Dienstleistungen? Was sind die Kernkompetenzen unserer Firma? Welche sind unsere besten Kunden? Was sind die wirksamsten Marketingmethoden?

Wenn Sie Ihre Stärken analysiert haben, widmen Sie diesen mehr Zeit. Reduzieren oder meiden Sie andere Tätigkeiten und Bereiche oder noch besser, schaffen Sie sie so schnell wie möglich ganz ab.

Business is simple

Schon Jack Welch schrieb in seinem Buch «Business is simple»: „Die Komplexität der Unternehmensführung wird immer überschätzt. Unternehmensführung ist keine komplizierte Wissenschaft.“ Gute Unternehmer versuchen deshalb immer, Probleme einfach und schnell zu lösen.

Zusammenfassung

• Einfachheit zu praktizieren ist nicht einfach, dafür aber sehr effizient.
• Beginnen Sie in kleinen Schritten, täglich. Dann wird es zur Gewohnheit, nach einfachen Lösungen zu suchen.
• Geben Sie sich nicht mit der erstbesten Lösung zufrieden.
• Fragen Sie Kollegen und Anwender um Feedback oder alternativen Wegen

Hier noch einige Gedanken und Zitate zum Thema:

• Manche Menschen kommen in ein dunkles Zimmer und beginnen emsig zu arbeiten. Sie ergründen die Ursachen der Dunkelheit, finden Schuldige und erstellen ein mittelfristiges Konzept zur schrittweisen Reduzierung der Finsternis. Und dann kommt einer und macht einfach das Licht an (Peter Hohl).
• Die Zehn Gebote haben 279 Wörter, die amerikanische Unabhängigkeitserklärung hat 300 Wörter. Die EU-Verordnung zur Einfuhr von Karamelbonbons hat 25.911 Wörter.
• Vereinfache das Komplizierte und kompliziere nicht das Einfache.
• Einfaches Handeln, folgerecht durchgeführt, wird am sichersten das Ziel erreichen.
• Einfachheit ist die freiwillige Beschränkung auf das Wesentliche.
• Einfach zu sein, ist schwer. Banal zu sein, ist einfach.
• Einfachheit ist das Resultat der Reife (Schiller).