Was tun mit Visitenkarten die sich im Verlaufe des Geschäftslebens so ansammeln?
Manche verstauben langsam auf dem Pult, andere liegen chaotisch in einer Schublade. Etwas ordentlichere Menschen kaufen sich einen Visitenkarten-Ordner.
Doch grundsätzlich sind alle diese Systeme falsch. Mit Visitenkarten sollten Sie wie folgt vorgehen:
❶ Nachdem Sie eine Visitenkarte erhalten, notieren Sie darauf das Datum und ein paar Stichwörter, beispielsweise: Lunch in der Krone, zwei Kinder, Curlingspieler...
❷ Wieder im Büro entscheiden Sie, ob Sie die Daten speichern wollen oder nicht. Im Zweifel speichern, denn dem Computer ist es ziemlich egal, ob Sie 100 oder 500 Adressen gespeichert haben.
❸ Erfassen Sie die Daten sofort, am einfachsten mit einem Visitenkartenscanner.
❹ Danach schmeissen Sie die Karte fort.
Halten Sie sich strikt an diesen Ablauf, denn die Daten einer Visitenkarte erfassen dauert 2 Minuten. 30 Visitenkarten erfassen dauert eine Stunde, und diese Zeit nimmt sich fast niemand mehr.
Die meisten Menschen erbringen die beste Leistung von 8 bis 11 Uhr. In dieser Zeit kann man sich am besten konzentrieren und fokussiert arbeiten. Vor allem für logisches und analytisches Denken ist diese Zeit optimal.
Die Leistungskurve sinkt danach massiv ab, bis etwa 15:30 Uhr. Erledigen Sie in dieser Zeit Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel Mails bearbeiten oder administrative Tätigkeiten.
Ab 15:30 Uhr steigt die Leistungskurve wieder. Nun ist die Zeit optimal für kreative Tätigkeiten, zum Beispiel ein Konzept erstellen, einen Bericht schreiben oder sich Gedanken über eine Kampagne machen.
Sie kommen gerade aus einer Sitzung und haben sich einige Notizen gemacht. Da bereits die nächste Sitzung ruft, legen Sie diese zuerst einmal zur Seite.
Etwas später finden Sie die Notizen und müssen feststellen, dass sie Mühe haben, Ihre Notizen zu entziffern und kaum noch wissen, was alles Besprochen wurde. Schliesslich benötigen Sie viel zu Zeit für die Nachbearbeitung der Sitzung.
Falls Sie sich in diesem Beispiel ganz oder teilweise wieder erkennen, sollten Sie dringend Ihre Arbeitsweise optimieren:
• Versehen Sie Ihre Notizen stets mit Datum, Ort und Thema.
• Markieren Sie Termine und Aufgaben mit einem Leuchtstift oder einem markanten Zeichen am Blattrand.
• Notieren Sie jedes Thema auf einer neuen Seite in Ihrem Notizbuch.
• Versuchen Sie nach jeder Sitzung Zeit für die Nachbearbeitung im Kalender zu reservieren. Denn dann sind die Themen noch frisch und im Nu verarbeitet. Also Aufgaben auf die Pendenzenliste, Termine in den Kalender, Jobs delegieren, Kleinkram sofort erledigen usw.
Wenn Sie sich stur an dieses Schema halten sparen Sie viel Zeit und müssen an weniger denken.
Überfrachten Sie Ihren Tagesplan nicht, denn damit überfordern Sie sich selbst. Ein Tagesplan sollte nur so viel enthalten, wie Sie an einem Tag erledigen können.
Planen Sie Ihren Tag nach der 60:40-Regel:
• Etwa 60 % der Zeit ist reserviert für fest geplante Aktivitäten.
• Etwa 20 % der Zeit wird für unerwartete Tätigkeiten reserviert.
• Weitere 20 % der Zeit nutzen Sie für soziale und kommunikative Kontakte.