Autor Willy Knüsel
Elf Minuten: So lange kann sich einschlägigen Studien zufolge der durchschnittliche Büroarbeiter mit einem Thema beschäftigen, bevor er unterbrochen wird.
Wissenschaftler fanden weiter heraus, dass sich der Büroarbeiter nach jeder Unterbrechung im Durchschnitt zwei anderen Aufgaben zuwendet, bevor er zur ursprünglichen Aufgabe zurückkehrt – Nota bene etwa 25 Minuten später.
Nach so viel Ablenkung dauert es natürlich, bis er sich wieder in die alte Aufgabe hineingedacht hat – nämlich rund 8 Minuten. Es bleiben dann noch 3 Minuten, bis zur nächsten Unterbrechung.
Nun, Kommunizieren ist Teil des Jobs – aber wie bringen wir Kommunizieren und konzentriertes Arbeiten zusammen? Sind wir dem Fluch der Unterbrechung machtlos ausgeliefert? Natürlich nicht! Es gibt Rezepte gegen die Zeitfalle Störungen:
E-Mails nur dreimal täglich checken
Ein Feldversuch hat es an den Tag gebracht: 70% aller E-Mail-Benutzer öffnen ein eingehendes E-Mail innerhalb von 15 Minuten, um es darauf gleich wieder zu schliessen. Das ist verlorene Zeit. Es ist in den meisten Fällen absolut genügend, wenn Sie Ihre E-Mails dreimal täglich checken und sich dann aber auch die Zeit nehmen, möglichst alle E-Mails abzuarbeiten. Das heisst, jedes E-Mail nur einmal anfassen und sofort löschen oder sofort bearbeiten oder sofort einplanen.
Visuelle und auditive Signale ausschalten
Outlook ist ein wunderbares Tool um die persönliche Effizienz zu steigern. Aber es kann auch ganz schön Nerv tötend sein mit all seinen «Pings» und «Klings», um Sie an eingehende E-Mails, fällige Termine und Aufgaben zu erinnern. Gerade im Grossraumbüro tönt es dann wie auf dem Jahrmarkt, wo jeder Computer um mehr Aufmerksamkeit schreit. Schalten Sie deshalb alle automatisch generierten Erinnerungsfunktionen aus.
Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten schaffen
Wenn Sie etwas vor sich haben, das nur Sie ganz allein tun können und wobei Sie nicht gestört werden wollen, gibt es nur eine Lösung: Zeitfenster schaffen und diese als tabu deklarieren. Untersuchungen zeigen, dass anspruchsvolle Arbeiten mit Störungen doppelt so lange dauern wie ohne Störungen. Die Ausrede «Ich will für meine Mitarbeiter präsent sein» zieht also nicht. Denn ohne Störungen hätten Sie für eine Arbeit eine statt zwei Stunden und demzufolge eine Stunde mehr für Ihre Mitarbeiter.
Weniger Kommunikationskanäle
Benötigen Sie wirklich all den technischen Schnickschnack wie Handy, Instant Messaging, SMS, Blackberry, Skype… — Man will man überall dabei sein, aber man ist nirgends wirklich da. Kennen Sie den Zustand der vollen Konzentration in ein Thema, ein Zustand der extremen Produktivität und gleichzeitig der totalen Zufriedenheit? Diesen Zustand können Sie nicht erreichen, wenn Sie nicht den Mut haben, alle Kommunikationskanäle für gewissen Zeiten zu kappen.
Langsamer und nicht parallel arbeiten
Inzwischen haben es viele Versuche eindeutig bewiesen: Der Mensch ist nicht für das parallel Arbeiten geschaffen. Arbeiten sie bewusst gemächlicher, wickeln Sie Ihre Aufgaben nacheinander ab. Falls es Ihnen schwer fällt, Ihre hektische Arbeitsweise aufzugeben, versuchen Sie es wenigstens 1 - 2 Stunden pro Tag.
Hochs und Tiefs richtig nutzen
Jeder Mensch hat seinen Tagesrhythmus. Schlecht ist es, wenn Sie in Ihren Hochs an langweiligen Sitzungen teilnehmen oder E-Mails bearbeiten. Besser: Versuchen Sie Ihre Hochs für konzentriertes Arbeiten zu nutzen. Die meisten Menschen haben Ihre Hochs in der Zeit von 7 – 10 Uhr morgens und das zweite Hoch ab ca. 15.30 h. In der übrigen Zeit sind Sie bewusst für „Hektik“ und für Störungen da: Kommunizieren Sie, bearbeiten Sie Ihre E-Mails, erledigen Sie Kleinkram...
Tagesplanung gegen Störungen
Externe Störungen sind das Eine, Störungen, die Sie selber produzieren das Andere, sind aber genau so häufig und fatal für Ihre Produktivität. Dagegen hilft eine konsequente Tagesplanung am Vortag. Überlegen Sie sich, was Sie am folgenden Tag alles erledigen wollen und schreiben Sie die Aktivitäten in eine einfache Liste. Markieren Sie weiter die drei wichtigsten Dinge, die Sie unbedingt erledigen wollen. Schliesslich legen Sie die Liste und die wichtigste Arbeit auf Ihr leeres Pult.
Beginnen Sie den Tag dann nicht mit E-Mail lesen oder in Stapel kramen, sondern mit genau dieser Liste. Diese Vorgehensweise hat drei Vorteile: Erstens, Sie beginnen den Tag mit einem Erfolg, denn das wichtigste des Tages ist bereits erledigt. Zweitens, der Drive dieses ersten Erfolges wird Sie bis weit in den Tag weiter tragen. Und drittens, die Liste wird Ihnen helfen, den Fokus auf den wichtigen Dingen zu behalten und Sie kommen nicht in Versuchung, sich zu verzetteln.
Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.