Um sich in eine angefangene Arbeit wieder hineinzudenken, benötigt man im Schnitt zehn Minuten, bei anspruchsvollen Arbeiten kann es sogar bis zu 20 Minuten gehen. Angefangene Arbeiten kosten demzufolge viel Zeit. Zudem sind sie eine Belastung für die Konzentration, da sie latent im Kopf herumschwirren. Zudem ist es unbefriedigend, wenn Sie am Ende des Tages das Gefühl haben, nicht recht vorangekommen zu sein.
Machen Sie deshalb Schluss mit halben Arbeiten.
Natürlich können Sie nicht jede Arbeit in einem Rutsch fertig machen. Aber beachten Sie folgende Tipps und Sie können Ihre Produktivität markant steigern:
- Setzen Sie sich Ziele. Zum Beispiel: Bis um 9 h will ich Aufgabe B komplett erledigt haben. Schreiben Sie das Ziel auf ein Post-it und kleben Sie es an einen Ort, wo Sie es immer wieder sehen.
- Teilen Sie umfangreiche Arbeiten in überschaubare, bewältigbare und logisch zusammengehörende Tranchen ein. Danach gehen Sie mit diesen Tranchen wie unter Punkt 1 beschrieben vor.
- Oft kommt es vor, dass Sie eine Arbeit zu 95 % erledigt haben. Die restlichen unwichtigen 5 % lassen Sie bleiben, weil es eben unwichtig ist oder weil Sie gerade müde sind, oder keine Lust mehr haben. Dann landet das Dossier im Stapel oder in der Inbox – und dort bleibt es dann auch. Gewöhnen Sie sich deshalb an, auch die restlichen 5 % zu erledigen.
- Sorgen Sie zum Beispiel jeden Tag zumindest für 1-2 störungsfreie Stunden, in denen Sie sich konzentrieren können (die Kollegen gewöhnen sich nach einiger Zeit daran). In diesen Stunden arbeiten Sie, wie unter Punkt 1 beschrieben.
- Überlegen Sie sich ausserdem vor dem Beginn einer Arbeit, ob Sie jetzt genug Zeit dafür haben. Wenn nicht, nehmen Sie sich lieber eine andere Aufgabe vor. Planen Sie auch Störungen ein, denn diese sind nie ganz zu vermeiden.
- Versuchen Sie nicht, schwierige Aufgaben in Zeiten zu legen, die hektisch sind und in denen viele Störungen zu erwarten sind. Sonst passiert es Ihnen, dass Sie am Abend frustriert sind, weil Sie weder die Störungen noch die ruhige Arbeit richtig erledigt haben.
- Akzeptieren Sie Störungen als Teil Ihrer Arbeit, aber lassen Sie sich davon nicht auffressen. Es gibt Zeiten der Hektik und Zeiten der Ruhe und Konzentration. Wie sich diese aufteilt, kommt auf die Art Ihres Jobs an.
- Falls Sie in einer Phase der Konzentration gestört werden, dann nehmen Sie die Störungen entgegen, aber lassen Sie sich nicht darauf ein. Z.B. wenn Sie ein Kollege stört, dann sagen Sie, dass Sie an einer wichtigen Arbeit seien und Sie danach zu ihm kommen werden.
- Versuchen Sie, Ihren Arbeitsplatz ordentlich und frei zu behalten. Auf den Arbeitsplatz gehören nur Hilfsmittel und die aktuelle Arbeit. Alles andere eliminieren Sie aus Ihrem Sichtfeld.