Ein Wort am Ende Ihres E-Mails erhöht Antwortrate um 18 Prozent
Gemäss einer Auswertung von 350'000 E-Mails liegt die durchschnittliche Antwortrate bei Mails bei 47.5 Prozent. Wenn Sie jedoch ihr E-Mail mit «Danke» oder «Danke im Voraus» abschliessen, beträgt die Antwortrate 65,7 Prozent, also 18,2 Prozent höher als der Durchschnitt.
Eine weitere Studie aus dem Jahr 2010 bestätigt das oben aufgeführte Resultat. Hier wurden 69 Studenten in zwei Gruppen eingeteilt. Diesen liessen sie jeweils ein E-Mail mit der Bitte um Hilfe zukommen. In der Testgruppe beendeten sie ihre E-Mail mit einer Dankesfloskel, in der Kontrollgruppe nicht. Auch hier lautete das überraschende Ergebnis: Die Empfänger der E-Mail mit Dankesfloskel boten doppelt so häufig ihre Hilfe an als jene aus der Kontrollgruppe.
Kennen Sie Ihre Zeitfresser?
Zuerst ein paar Beispiele: Jammern, bevor man mit der Arbeit beginnt – Zum Fenster hinaus träumen – Im Internet surfen – Schwatzen – Dauernd E-Mails checken – Trödeln
Vielleicht ist ihr ganz persönlicher Zeitfresser nicht dabei, oder er ist Ihnen nicht bewusst. Finden Sie es heraus!
Beobachten Sie sich bei der Arbeit und rapportieren Sie alle Aktivitäten während mehreren Tagen. Finden Sie heraus, was reine Arbeit ist, und was überflüssige Beschäftigungen sind. Wenn Ihnen erst einmal deutlich wird, womit Sie Ihre Zeit verbringen, fällt es Ihnen auch leichter, die Zeitfresser auszuschalten.
Als Hilfsmittel können Sie unter info@mehrleisten.ch eine Checkliste für Ihre Analyse verlangen.
Beginnen Sie mit dem ersten Schritt
Sie haben ein spannendes Projekt vor sich, beruflich oder privat, vielleicht auch ein Vorhaben, das Sie schon lange angehen wollten.
Doch Zweifel nagen an Ihnen: Schaff ich das überhaupt, wie und wo anfangen?
Visualisieren Sie deshalb nicht den langen Weg oder den Berg Arbeit vor sich. Das demotiviert und führt zu Aufschieberitis. Betrachten Sie jeweils nur den nächsten Schritt, der Ihnen dabei hilft, ein Stück weiterzukommen.
Zerlegen Sie Ihr Projekt in kleine überschaubare Aufgaben und beginnen Sie mit einem Teilstück. Vielleicht beim einfachsten oder beim kniffligsten, je nachdem, was Ihnen mehr liegt.
Wenn der erste Schritt getan ist, geht der Rest fast von alleine.
Die wichtigste Priorität - Sie selbst
Ihre Gesundheit, regelmässige Bewegung, richtige Ernährung, ausreichend Schlaf und Zeit für Partnerschaft, Familie und Freunde sind genauso wichtig wie Ihr Job und Ihre Aufgaben.
Wenn Sie nicht rundum gesund und zufrieden sind, verlieren alle anderen Prioritäten schlagartig ihren Wert. Zudem sinkt Ihre Produktivität und Sie sind nicht mehr in der Lage, eine angemessene Leistung zu erbringen. Und dann hilft auch das beste Zeitmanagement nicht mehr weiter.
Es ist kein böser Egoismus, wenn Sie sich selbst auf Ihrer Prioritätenliste ganz zuoberst setzen, und sich selber nicht mehr vergessen.
Visitenkartenmanagement
Was tun mit Visitenkarten die sich im Verlaufe des Geschäftslebens so ansammeln?
Manche verstauben langsam auf dem Pult, andere liegen chaotisch in einer Schublade. Etwas ordentlichere Menschen kaufen sich einen Visitenkarten-Ordner.
Doch grundsätzlich sind alle diese Systeme falsch. Mit Visitenkarten sollten Sie wie folgt vorgehen:
1. Nachdem Sie eine Visitenkarte erhalten, notieren Sie darauf das Datum und ein paar Stichwörter, beispielsweise: Lunch in der Krone, zwei Kinder, Curlingspieler...
2. Wieder im Büro entscheiden Sie, ob Sie die Daten speichern wollen oder nicht. Im Zweifel speichern, denn dem Computer ist es ziemlich egal, ob Sie 100 oder 500 Adressen gespeichert haben.
3. Erfassen Sie die Daten sofort, am einfachsten mit einem Visitenkartenscanner.
4. Danach schmeissen Sie die Karte fort.
Halten Sie sich strikt an diesen Ablauf, denn die Daten einer Visitenkarte erfassen dauert 2 Minuten. 30 Visitenkarten erfassen dauert eine Stunde, und diese Zeit nimmt sich fast niemand.
Beachten Sie Ihre Leistungskurve
Die meisten Menschen erbringen die beste Leistung von 8 bis 12 Uhr. In dieser Zeit kann man sich am besten konzentrieren und fokussiert arbeiten. Vor allem für logisches und analytisches Denken ist diese Zeit optimal.
Die Leistungskurve sinkt danach massiv ab, bis etwa 15:30 Uhr. Erledigen Sie in dieser Zeit Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel Mails bearbeiten oder administrative Tätigkeiten.
Ab 15:30 Uhr steigt die Leistungskurve wieder. Nun ist die Zeit optimal für kreative Tätigkeiten, zum Beispiel ein Konzept erstellen, einen Bericht schreiben oder sich Gedanken über eine Kampagne machen.
Planen Sie realistisch mit Pufferzeiten
Überfrachten Sie Ihren Tagesplan nicht, denn damit überfordern Sie sich selbst. Ein Tagesplan sollte nur so viel enthalten, wie Sie an einem Tag erledigen können.
Planen Sie Ihren Tag nach der 60:40-Regel:
• Etwa 60 % der Zeit ist reserviert für fest geplante Aktivitäten.
• Etwa 20 % der Zeit wird für unerwartete Tätigkeiten reserviert.
• Weitere 20 % der Zeit nutzen Sie für soziale und kommunikative Kontakte.
Outlook-Kurztipp: Kontakte auf Tastendruck suchen
In der Symbolleiste von Outlook gibt es bekanntlich ein Eingabefeld, über das Sie schnell und ohne Umwege nach einem bestimmten Kontakt suchen können. Die meisten Anwender klicken dazu in das Feld, geben den gewünschten Namen und bestätigen mit Return.
Schneller geht es mit der Funktionstaste F11. Ein Tastendruck genügt und Sie befinden sich sofort an der richtigen Stelle und können die Suche starten.
Später vielleicht...
Später ist ein Wort, das Unentschlossenheit ausdrückt und ich glaube, es lohnt sich, sich genauer mit dem Wörtchen zu befassen. Denn wer immer alles auf "später" verschiebt, läuft womöglich Gefahr, dass er nicht nur einzelne Sachen, sondern letztlich sein Leben verschiebt.
Betrachten Sie das Wort "später" als Warnsignal. Sobald Sie später sagen wollen, fragen Sie sich Folgendes:
1. Warum tue ich es nicht jetzt?
2. Kann ich wirklich nicht oder will ich nicht?
3. Warum kann oder will ich nicht?
Darauf entscheiden Sie, ob Sie es tun oder gar nicht tun wollen. Wenn Sie es tun wollen, aber nicht sofort, setzen Sie einen konkreten Termin.
Auf diese Weise könne Sie schnell analysieren, ob es sich bei dem Verschobenen um etwas Wichtiges oder Unwichtiges handelt und Sie bringen sich dazu, eine klare Entscheidung zu treffen.
Zusammenfassung: Erfolgreiche Menschen sagen gleich, "ich erledige diese Sache jetzt oder zu diesem Zeitpunkt" oder verwerfen die Sache gleich und geben sofort eine Absage.
Darf ich schnell stören?
Eigentlich möchten Sie «Nein» sagen, denn sie wollten sich auf das das wichtige Gespräch mit Ihrem Kunden vorbereiten. Aber weil Sie oft genauso Ihre Kollegen stören, können Sie nicht «Nein» sagen – ein Teufelskreis.
Durchbrechen Sie ihn! Beginnen Sie bei sich selber. Versuchen Sie, Ihre Kollegen weniger zu stören, indem Sie zum Beispiel mehrere Fragen sammeln und den Kollegen fragen, wann er eine Viertelstunde Zeit für Sie hat. Oder indem Sie nicht wegen jedem Kleinkram zum Chef laufen, sondern selber entscheiden und handeln.
Wenn Sie sich so organisieren, dann dürfen Sie auch einmal «Nein» sagen. Oder sich eine Störungsfreie Zone oder Zeit erlauben. Oder Sie können Ihren Kollegen fragen, «Was würdest du tun, wenn ich nicht da wäre?»
