Inbox Zero
Mein Ideal ist die «Inbox Zero»: Der leere Posteingang ist stummer Zeuge, dass alle Pflicht getan ist. Ich setze alle technischen Mittel ein, diesen Idealzustand zu erreichen. Zum Instrumentarium gehören «Absender blockieren» und «Mailregeln». Damit sortiere ich alle Nachrichten aus dem Posteingang, die meine Aufmerksamkeit nicht unmittelbar benötigen – Newsletter, Benachrichtigungen, Cc-Mails.
In der Inbox verbleiben nur die Mails, die ich mit etwas Disziplin innerhalb nützlicher Frist bearbeiten kann. E-Mails, die ich erst später erledigen kann oder muss, transferiere ich in die Aufgaben oder in den Terminkalender. Erledigte Mails wandern mit einem Klick ins Archiv.
Vermeiden Sie Ausreden
«Ich bin im Stau stecken geblieben», «Das Telefon hat mich aufgehalten» oder «Der Strom ist ausgefallen»...
Gewöhnen Sie sich solche Ausreden ab und stehen Sie auch bei von aussen kommenden Ereignissen zum Anteil, den Sie selbst dabei verantworten.
«Ich bin zu spät losgefahren», «Ich habe das Telefon trotz Termindruck noch abgenommen» oder «Ich habe die Daten auf meinem PC nicht regelmässig gesichert».
Sie werden sehen: Die Reaktionen der anderen wird nicht kritischer ausfallen als bei den alten Ausreden. Im Gegenteil Sie wirken authentischer, ehrlicher und selbstbewusster. Zudem werden Sie selbst stärker, weil die Ehrlichkeit auch Ihnen selbst gut tut.
Die grössten Zeitfresser im Büro
Adobe hat 1000 Personen gefragt, welches die grössten Zeitfresser im Büro sind. Als grösste Zeitverschwender bei der täglichen Arbeit haben 46 Prozent der Befragten die Archivierung und Suche von Dokumenten genannt.
Das Ergebnis erstaunt nicht, denn im Zeitalter von Google wird die Ablage häufig noch ähnlich strukturiert wie zu Zeiten des Bundesordners. Jedoch mit einem grossen Unterschied. Aktenordner konnte man nicht auf die Schnelle erstellen und beliebig verschachteln geht auch nicht. Im Computer aber schon, und so wächst das Chaos tagtäglich. Die anfänglich gut gemeinte Struktur verkommt zum Datengrab.
Zudem verfügen viele Anwender nicht über genügend Kenntnisse im Windows-Explorer. Denn hätten sie diese, wäre mancher Ordner überflüssig. Schliesslich wäre es sinnvoll die Benennung von Dateien strikte vorzugeben.
Falls Sie finden, dass das Chaos in Zukunft ein Ende haben muss, rufen Sie an, wir beraten Sie gerne (Telefon 032 622 56 56).
Bin ich effektiv oder nur beschäftigt?
Haben Sie manchmal das Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, aber vorwärts sind Sie nicht gekommen. Falls ja, produzieren Sie einen Zettel mit grossen Buchstaben, den Sie an Ihre Bürowand kleben:
❶ Schaffe ich einen Mehrwert mit dem, was ich gerade mache?
❷ Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher?
❸ Werde ich heute pünktlich nach Hause gehen, wenn ich so weitermache?
Diese Notiz hilft Ihnen, sich an das zu erinnern, was wirklich wichtig ist. Denn nichts ist einfacher, als sich ablenken zu lassen und ins Trödeln zu fallen.
Ein Wort am Ende Ihres E-Mails erhöht Antwortrate um 18 Prozent
Gemäss einer Auswertung von 350'000 E-Mails liegt die durchschnittliche Antwortrate bei Mails bei 47.5 Prozent. Wenn Sie jedoch ihr E-Mail mit «Danke» oder «Danke im Voraus» abschliessen, beträgt die Antwortrate 65,7 Prozent, also 18,2 Prozent höher als der Durchschnitt.
Eine weitere Studie aus dem Jahr 2010 bestätigt das oben aufgeführte Resultat. Hier wurden 69 Studenten in zwei Gruppen eingeteilt. Diesen liessen sie jeweils ein E-Mail mit der Bitte um Hilfe zukommen. In der Testgruppe beendeten sie ihre E-Mail mit einer Dankesfloskel, in der Kontrollgruppe nicht. Auch hier lautete das überraschende Ergebnis: Die Empfänger der E-Mail mit Dankesfloskel boten doppelt so häufig ihre Hilfe an als jene aus der Kontrollgruppe.
Kennen Sie Ihre Zeitfresser?
Zuerst ein paar Beispiele: Jammern, bevor man mit der Arbeit beginnt – Zum Fenster hinaus träumen – Im Internet surfen – Schwatzen – Dauernd E-Mails checken – Trödeln
Vielleicht ist ihr ganz persönlicher Zeitfresser nicht dabei, oder er ist Ihnen nicht bewusst. Finden Sie es heraus!
Beobachten Sie sich bei der Arbeit und rapportieren Sie alle Aktivitäten während mehreren Tagen. Finden Sie heraus, was reine Arbeit ist, und was überflüssige Beschäftigungen sind. Wenn Ihnen erst einmal deutlich wird, womit Sie Ihre Zeit verbringen, fällt es Ihnen auch leichter, die Zeitfresser auszuschalten.
Als Hilfsmittel können Sie unter info@mehrleisten.ch eine Checkliste für Ihre Analyse verlangen.
Beginnen Sie mit dem ersten Schritt
Sie haben ein spannendes Projekt vor sich, beruflich oder privat, vielleicht auch ein Vorhaben, das Sie schon lange angehen wollten.
Doch Zweifel nagen an Ihnen: Schaff ich das überhaupt, wie und wo anfangen?
Visualisieren Sie deshalb nicht den langen Weg oder den Berg Arbeit vor sich. Das demotiviert und führt zu Aufschieberitis. Betrachten Sie jeweils nur den nächsten Schritt, der Ihnen dabei hilft, ein Stück weiterzukommen.
Zerlegen Sie Ihr Projekt in kleine überschaubare Aufgaben und beginnen Sie mit einem Teilstück. Vielleicht beim einfachsten oder beim kniffligsten, je nachdem, was Ihnen mehr liegt.
Wenn der erste Schritt getan ist, geht der Rest fast von alleine.
Die wichtigste Priorität - Sie selbst
Ihre Gesundheit, regelmässige Bewegung, richtige Ernährung, ausreichend Schlaf und Zeit für Partnerschaft, Familie und Freunde sind genauso wichtig wie Ihr Job und Ihre Aufgaben.
Wenn Sie nicht rundum gesund und zufrieden sind, verlieren alle anderen Prioritäten schlagartig ihren Wert. Zudem sinkt Ihre Produktivität und Sie sind nicht mehr in der Lage, eine angemessene Leistung zu erbringen. Und dann hilft auch das beste Zeitmanagement nicht mehr weiter.
Es ist kein böser Egoismus, wenn Sie sich selbst auf Ihrer Prioritätenliste ganz zuoberst setzen, und sich selber nicht mehr vergessen.
Visitenkartenmanagement
Was tun mit Visitenkarten die sich im Verlaufe des Geschäftslebens so ansammeln?
Manche verstauben langsam auf dem Pult, andere liegen chaotisch in einer Schublade. Etwas ordentlichere Menschen kaufen sich einen Visitenkarten-Ordner.
Doch grundsätzlich sind alle diese Systeme falsch. Mit Visitenkarten sollten Sie wie folgt vorgehen:
1. Nachdem Sie eine Visitenkarte erhalten, notieren Sie darauf das Datum und ein paar Stichwörter, beispielsweise: Lunch in der Krone, zwei Kinder, Curlingspieler...
2. Wieder im Büro entscheiden Sie, ob Sie die Daten speichern wollen oder nicht. Im Zweifel speichern, denn dem Computer ist es ziemlich egal, ob Sie 100 oder 500 Adressen gespeichert haben.
3. Erfassen Sie die Daten sofort, am einfachsten mit einem Visitenkartenscanner.
4. Danach schmeissen Sie die Karte fort.
Halten Sie sich strikt an diesen Ablauf, denn die Daten einer Visitenkarte erfassen dauert 2 Minuten. 30 Visitenkarten erfassen dauert eine Stunde, und diese Zeit nimmt sich fast niemand.
Beachten Sie Ihre Leistungskurve
Die meisten Menschen erbringen die beste Leistung von 8 bis 12 Uhr. In dieser Zeit kann man sich am besten konzentrieren und fokussiert arbeiten. Vor allem für logisches und analytisches Denken ist diese Zeit optimal.
Die Leistungskurve sinkt danach massiv ab, bis etwa 15:30 Uhr. Erledigen Sie in dieser Zeit Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel Mails bearbeiten oder administrative Tätigkeiten.
Ab 15:30 Uhr steigt die Leistungskurve wieder. Nun ist die Zeit optimal für kreative Tätigkeiten, zum Beispiel ein Konzept erstellen, einen Bericht schreiben oder sich Gedanken über eine Kampagne machen.
Planen Sie realistisch mit Pufferzeiten
Überfrachten Sie Ihren Tagesplan nicht, denn damit überfordern Sie sich selbst. Ein Tagesplan sollte nur so viel enthalten, wie Sie an einem Tag erledigen können.
Planen Sie Ihren Tag nach der 60:40-Regel:
• Etwa 60 % der Zeit ist reserviert für fest geplante Aktivitäten.
• Etwa 20 % der Zeit wird für unerwartete Tätigkeiten reserviert.
• Weitere 20 % der Zeit nutzen Sie für soziale und kommunikative Kontakte.
Outlook-Kurztipp: Kontakte auf Tastendruck suchen
In der Symbolleiste von Outlook gibt es bekanntlich ein Eingabefeld, über das Sie schnell und ohne Umwege nach einem bestimmten Kontakt suchen können. Die meisten Anwender klicken dazu in das Feld, geben den gewünschten Namen und bestätigen mit Return.
Schneller geht es mit der Funktionstaste F11. Ein Tastendruck genügt und Sie befinden sich sofort an der richtigen Stelle und können die Suche starten.
Aufgaben immer mit Termin delegieren
Delegieren Sie Aufgaben immer mit einem konkreten Termin. Sagen Sie nicht: «Bitte erledigen Sie das gelegentlich». Das ist eine Aussagen, die jeder für sich interpretieren kann.
Wenn Sie auf diese Art delegieren, bleiben Ihre Dossiers tage- oder wochenlang auf Ihrem Pult liegen, bis Sie die gewünschten Informationen oder Ergebnisse zurück erhalten.
Sagen Sie also besser: «Bitte liefern Sie mir die Auswertung bis Freitagabend».
Später vielleicht...
Später ist ein Wort, das Unentschlossenheit ausdrückt und ich glaube, es lohnt sich, sich genauer mit dem Wörtchen zu befassen. Denn wer immer alles auf "später" verschiebt, läuft womöglich Gefahr, dass er nicht nur einzelne Sachen, sondern letztlich sein Leben verschiebt.
Betrachten Sie das Wort "später" als Warnsignal. Sobald Sie später sagen wollen, fragen Sie sich Folgendes:
1. Warum tue ich es nicht jetzt?
2. Kann ich wirklich nicht oder will ich nicht?
3. Warum kann oder will ich nicht?
Darauf entscheiden Sie, ob Sie es tun oder gar nicht tun wollen. Wenn Sie es tun wollen, aber nicht sofort, setzen Sie einen konkreten Termin.
Auf diese Weise könne Sie schnell analysieren, ob es sich bei dem Verschobenen um etwas Wichtiges oder Unwichtiges handelt und Sie bringen sich dazu, eine klare Entscheidung zu treffen.
Zusammenfassung: Erfolgreiche Menschen sagen gleich, "ich erledige diese Sache jetzt oder zu diesem Zeitpunkt" oder verwerfen die Sache gleich und geben sofort eine Absage.
Die grössten Zeitfresser im Büro
Adobe hat 1000 Personen gefragt, welches die grössten Zeitfresser im Büro sind. Als grösste Zeitverschwender bei der täglichen Arbeit haben 46 Prozent der Befragten die Archivierung und Suche von Dokumenten genannt.
Das Ergebnis erstaunt nicht, denn im Zeitalter von Google wird die Ablage häufig noch ähnlich strukturiert wie zu Zeiten des Bundesordners. Jedoch mit einem grossen Unterschied. Aktenordner konnte man nicht auf die Schnelle erstellen und beliebig verschachteln geht auch nicht. Im Computer aber schon, und so wächst das Chaos tagtäglich. Die anfänglich gut gemeinte Struktur verkommt zum Datengrab.
Zudem verfügen viele Anwender nicht über genügend Kenntnisse im Windows-Explorer. Denn hätten sie diese, wäre mancher Ordner überflüssig. Schliesslich wäre es sinnvoll die Benennung von Dateien strikte vorzugeben.
Falls Sie finden, dass das Chaos in Zukunft ein Ende haben muss, rufen Sie an, wir beraten Sie gerne (Telefon 032 622 56 56).
Darf ich schnell stören?
Eigentlich möchten Sie «Nein» sagen, denn sie wollten sich auf das das wichtige Gespräch mit Ihrem Kunden vorbereiten. Aber weil Sie oft genauso Ihre Kollegen stören, können Sie nicht «Nein» sagen – ein Teufelskreis.
Durchbrechen Sie ihn! Beginnen Sie bei sich selber. Versuchen Sie, Ihre Kollegen weniger zu stören, indem Sie zum Beispiel mehrere Fragen sammeln und den Kollegen fragen, wann er eine Viertelstunde Zeit für Sie hat. Oder indem Sie nicht wegen jedem Kleinkram zum Chef laufen, sondern selber entscheiden und handeln.
Wenn Sie sich so organisieren, dann dürfen Sie auch einmal «Nein» sagen. Oder sich eine Störungsfreie Zone oder Zeit erlauben. Oder Sie können Ihren Kollegen fragen, «Was würdest du tun, wenn ich nicht da wäre?»
Ordnung halten ist kein Privatvergnügen
«Ich brauche mein kreatives Chaos» oder «Wer aufräumt, ist nur zu faul zum Suchen». Kennen Sie diese Pseudo-Argumente gegen ordentliche Arbeitsplätze? Lassen Sie sie keinesfalls gelten! Dutzende von Untersuchungen über Zeitmanagement und Organisation haben eindeutig ergeben, dass Ordnung in den Gedanken Ordnung am Arbeitsplatz voraussetzt.
Sagen Sie Ihren Mitarbeitern immer wieder: «Ich wünsche, dass Sie Ihren Arbeitsplatz abends aufräumen». Es sollen keine Zettel, Dossier, Ordner oder gar Reste von Mahlzeiten herumliegen. Gehen Sie grundsätzlich mit gutem Beispiel voran und seien Sie das beste Vorbild – auch bei der Ordnung in Ihrem Büro.
Bestehen Sie darauf, dass jeder Mitarbeiter den eigenen Arbeitsplatz so organisiert, dass Kollegen ohne Probleme wichtige Unterlagen, Werkzeuge und Schlüssel finden. Argumentieren Sie: Wenn ein Mitarbeiter krank wird, müssen die Kollegen alles so vorfinden, dass Aufträge und Aufgaben von anderen Mitarbeitern erledigt werden können.
Gedanken zum Zeitmangel
Unser Leben ist oft geprägt von Zeitmangel. In Wirklichkeit ist Zeitmangel jedoch eine Fiktion: Zeit ist das demokratischste Gut, über das Menschen verfügen. Jeder von uns hat genau 24 Stunden pro Tag zur Verfügung. Wenn uns diese Zeit nicht ausreicht, so liegt das allein daran, dass wir unsere Zeit nicht richtig verwalten, dass unser Selbstmanagement nicht optimal ist.
Typische Selbstmanagement-Fehler sind das Aufschieben von Aufgaben, Zeitverlust durch Unordnung, falsche Prioritäten oder das Festhalten an zeitraubenden Gewohnheiten.
Wollen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeits- und Lebenszeit wieder gewinnen, müssen Sie Ihr Zeitverhalten analysieren und neue Gewohnheiten etablieren.
Am besten gelingt das mit einem Intervallseminar der Knüsel Training AG.
Effizienz am Arbeitsplatz - So geht es einfacher
Effizienz am Arbeitsplatz hat viel mit der persönlichen Arbeitstechnik zu tun. Stellen Sie sich vor, jede Aufgabe ist wie eine Reise:
1. Klären Sie zuerst. wohin die Reise geht und was Sie dafür alles brauchen. Sie sollten vor jeder Tätigkeit wissen, was genau zu tun ist, bis wann und für wen die Arbeit zu erledigen ist.
2. Setzen Sie dann einen Fuss vor den anderen: Bearbeiten Sie nur eine Sache auf einmal und schliessen Sie diese ab, bevor Sie die nächste angehen.
3. Lassen Sie sich nicht vom Weg abbringen: Reduzieren Sie Störungen und Ablenkungen.
Sie werden auf diese Weise sehr viel effizienter arbeiten und erst noch entspannter ankommen.
Zeitmanagement - So geht es einfacher
Stellen Sie sich vor, Ihre Agenda entspricht einem leeren Krug. Sie legen grosse und kleine Steine (Termine) sequentiell in den Krug bis er voll ist.
Ein erfolgreiches Zeitmanagement hängt jedoch weniger davon ab, wie viel Sie in den Krug bringen. Entscheidend ist die Reihenfolge: Füllt man den Krug zuerst mit Kieselsteinen, fehlt anschliessend der Platz für die grossen Steine. Machen Sie deshalb eine Wochenplanung und setzen Sie zuerst die grossen Steine, die wichtigen Aufgaben. Die Zwischenräume füllen Sie mit Kieselsteinen (Unwichtiges).
Nobody is perfect
"Perfektion ist machbar." Dieser Mythos ist eine Art Religion der modernen Industriegesellschaft, millionenfach durch Werbebotschaften in unser Unterbewusstsein gehämmert: Weisser als weiss – die perfekte Rasur – Audi, Technik in Perfektion usw. usw.
Die Wirklichkeit ist anders: 100% perfekt ist gar nicht möglich. Selbst angeblich perfekte Systeme, wie zum Beispiel Atomkraftwerke funktionieren dur deshalb perfekt, weil alle Systeme mehrfach abgesichert sind.
Viele Menschen erwarten allerdings diese völlig überzogene Perfektion von sich selber.
Das Gegenmittel: Streben Sie nicht danach, perfekt zu sein, sondern kompetent und verantwortungsbewusst. Entlassen Sie sich in eine entspannte Normalität.
Mit der "Unperfektheit" der meisten anderen Menschen könne Sie ja gut leben. Seien Sie gegenüber sich selbst ebenso grosszügig.
Das Instandhaltungs-Prinzip
Bei Ihrem Bostitch sind die Klammern alle. Statt ihn nachzufüllen, nehmen Sie jenen des Kollegen. Oder beim Drucker ist das Papier ausgegangen. Der Nächste soll es auffüllen. Aber vielleicht sind Sie der Nächste?
Arbeitsmittel die nicht funktionieren, sind ein Ärgernis. Machen Sie es sich zum Prinzip, sich für die Instandsetzung Ihrer Arbeitsmittel immer direkt Zeit zu nehmen (oder diese Aufgabe direkt zu delegieren): Das gilt für die Mine im Bleistift ebenso wie für die fehlenden Klammern im Bostitch, oder den kaputten Ordner. Machen Sie sich klar: Sie sparen keine Zeit, wenn Sie solche Handgriffe aufschieben.
Nein sagen statt Aufschieberitis
Wenn es darum geht Aufgaben vor uns herzuschieben, sind wir ungemein kreativ und erfinderisch. Man könnte es fast einen Volkssport nennen, Sachen wieder und wieder zu vertagen, und immer einen kreativen und plausiblen Grund nachzuschieben.
Leider bringt uns das nicht weiter! Statt mit Leichtigkeit durchs Leben zu gehen, schieben wir einen Berg von «Ich sollte noch…», «Ich möchte noch…» «Es wäre toll, zu…» vor uns her.
Dabei gibt es eine simple Methode mit einem hochwirksamen Wort, Aufschieberitis zu eliminieren. Sagen Sie öfter mal «Nein»! Zu Ideen, die nicht realistisch sind, zu Wünschen, die Ihnen gar nicht so wichtig sind, zu Menschen, die immer etwas von Ihnen wollen, zu Aufgaben, die nichts bringen.
Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das, was Ihnen wirklich wichtig ist und schieben Sie das ja nicht auf.
Nichts vergessen mit dem Aktivitätenbuch
Aufgaben, Termine, Ideen und und und…
Täglich haben wir es mit einer Vielzahl von Informationen zu tun, die wir nicht vergessen dürfen.
Mit dem Prinzip, sich alles zu notieren – und zwar möglichst an einem einzigen Ort – entlasten Sie Ihr Gedächtnis, und Sie schaffen Verlässlichkeit.
Lassen Sie alle Notizblöcke, Zettel und Post-it von Ihrem Pult verschwinden und schaffen Sie sich dafür ein Aktivitätenbuch an. Tragen Sie nun alle Aufgaben und Notizen chronologisch in Ihr Buch ein und ziehen Sie nach jedem Eintrag eine Linie zur Abgrenzung. Auch spontane Ideen oder Privates gehören in dieses Buch. Ebenfalls ins Buch gehören Notizen an Sitzungen oder Kursen. Schreiben Sie alles, was Sie erledigen wollen oder woran Sie denken müssen, in Ihr persönliches Aktivitätenbuch.
Streichen Sie erledigte Aufgaben sofort durch. Sie sehen so unmittelbar, was getan worden und was noch zu tun ist. Wenn alle Notizen auf einer Seite erledigt sind, wird die obere Ecke des Blattes abgeschnitten.
Vereinfachen Sie Ihre Arbeit!
Vereinfachen bedeutet, sich aus Aktivitäten auszuklinken, deren Zeitaufwand nicht im Verhältnis zum Ertrag oder Nutzen steht.
Ermitteln Sie die Bereiche, die am meisten Wert schaffen. Denken Sie immer wieder an die berühmte 80/20-Regel: Nur 20 % Ihrer Tätigkeit schaffen 80 % des Ergebnisses. Welche Tätigkeiten gehören zu den 20 Prozent und welche zu den 80 Prozent? Überlegen Sie sich:
Was sind meine Talente? Was sind die ertragreichsten Produkte und Dienstleistungen? Was sind die Kernkompetenzen unserer Firma? Welche sind unsere besten Kunden? Was sind die wirksamsten Marketingmethoden?
Wenn Sie Ihre Stärken analysiert haben, widmen Sie diesen mehr Zeit. Reduzieren oder meiden Sie andere Tätigkeiten und Bereiche oder noch besser, schaffen Sie sie so schnell wie möglich ganz ab.
Auch das E-Mail ist eine Visitenkarte des Absenders
Geschäftliche E-Mails sollten so korrekt geschrieben werden wie normale Geschäftskorrespondenz, denn ein E-Mail ist genauso eine Visitenkarte für Ihr Unternehmen wie ein Brief. Die Schnelligkeit dieses Mediums ist keine Entschuldigung für Schlampereien in Sprache und Präsentation. Wer sich nicht daran hält, hinterlässt einen schlechten Eindruck und verärgert unter Umständen den Empfänger. Das heisst: Schreiben Sie ein aussagefähiges Betreff, eine korrekte Anrede- und Grussformel und gliedern Sie den Text mit Absätzen. Schliesslich, schreiben Sie keine Romane und formulieren Sie einfach und verständlich.
Vereinfachen Sie Ihre Kommunikation
Jemand bittet Sie um etwas das Sie eigentlich nicht tun können oder wollen. Aus Höflichkeit möchten Sie denjenigen aber nicht mit einem klaren Nein vor den Kopf stossen. Heraus kommen dann Aussagen wie Vielleicht, Eventuell, Mögicherweise...
Damit ist aber weder Ihnen noch dem anderen geholfen. Und meist führen solche Aussagen zu Unzufriedenheit auf der einen oder der anderen Seite oder sogar auf beiden.
Unser Tipp: Vereinfachen Sie Ihre Kommunikation. Haben Sie den Mut zu einem klaren Ja oder Nein. Sie haben ein Recht darauf. Und meist kann der andere viel besser mit einer klaren Aussage umgehen als mit "eventuell". Denn dann hat er die Gelegenheit, rechtzeitig nach Alternativen zu suchen
