Autor Willy Knüsel
Die nachfolgenden 11 Regeln können Sie bei uns auch als schön gestaltetes Merkblatt beziehen. Zum Beispiel, um es intern zu verteilen oder am Info-Brett aufzuhängen. Schreiben Sie uns ein E-Mail mit dem Betreff: E-Mail-Regeln an info@work-smarter.ch
Muss jedes E-Mail geschrieben werden und müssen so viele Empfänger in der Adresszeile stehen? Was passiert, wenn ich dieses E-Mail nicht schreibe?
Überlegen Sie was Sie schreiben wollen, führen Sie alle Informationen an und versetzen Sie sich in die Position des Empfängers.
Lassen Sie sich von E-Mails nicht stören. Schalten Sie alle Signale aus, gehen Sie Offline oder schliessen Sie Ihr Outlook gleich ganz.
Verzichten Sie auf überflüssige E-Mails, wie «Danke für die Info» oder «Super Idee» oder «Gerne geschehen» usw.
Verzichten Sie auf Blabla-Mails ohne Informationsgehalt.
Auf Cc.. Mails soll und muss man nicht reagieren.
Nehmen Sie es zur Kenntnis und löschen Sie es.
Schreiben Sie eine aussagefähige Betreffzeile, damit der Empfänger sogleich weiss, um was es geht.
Schreiben Sie keine E-Mails ohne Form und Struktur.
Vermeiden Sie Rechtschreibefehler. Achten Sie auf die Grammatik. Lassen Sie Abkürzungen und Smileys weg.
Kurze knackige E-Mails werden gelesen…
Lange E-Mails werden ignoriert…
Wer kennt ihn nicht den Spruch «Hast du mein E-Mail gelesen» und das nach 5 Minuten, nachdem das E-Mail eingegangen ist.
Also: lassen Sie dem Empfänger Zeit, das E-Mail zu lesen und zu bearbeiten und falls Sie ein dringendes Anliegen haben, benützen Sie das Telefon.
Die berüchtigten Pingpong-Mails entstehen dann, wenn Sie komplexe oder emotionale Themen per E-Mail abhandeln wollen.
Es entstehen Missverständnisse oder es gibt Ärger.
Greifen Sie stattdessen zum Telefon oder vereinbaren Sie ein persönliches Gespräch.
Bewahren Sie nicht jedes E-Mail auf. 80 Prozent der E-Mails haben eine Halbwertszeit von weniger als 12 Stunden. Also weg damit!
In unseren Zeitmanagement Seminaren erfahren Sie auch, wie Sie E-Mails professionell schreiben und bearbeiten.
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Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.