Der Meetingfrust ist gross. Gerade das mittlere Kader sitzt stundenlang an Sitzungen, bis zu 60% der Arbeitszeit, welche oft keinen Sinn und null Ergebnis zeigen. Dabei wäre es gar nicht so schwierig, Sitzungen produktiv zu gestalten.
Beachten Sie die folgenden Punkte, und Sie sparen Zeit und vermindern Frust:
- Entscheiden Sie immer, ob eine Sitzung wirklich nötig ist. Geht es nicht auch bilateral oder mit einem Telefongespräch?
- Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich: je weniger, desto effizienter. Laden Sie nur jene ein, die auch mit dem Thema zu tun haben.
- Verteilen Sie die Agenda rechtzeitig vor dem Meeting. So kann sich jeder Teilnehmer vorbereiten.
- Formulieren Sie ein klares Ziel pro Traktandum, z.B. Entscheid über Kauf von neuer CNC-Maschine.
- Nehmen Sie keine Rücksicht auf Teilnehmer, die zu spät kommen. Harte Tour: Trödler werden nicht mehr hinein gelassen. Sanfte Tour: Sprechen Sie die Verspätung an und machen Sie keine Zusammenfassung des bisher Besprochenen.
- Sprechen Sie ein Handy- und ein E-Mail-Verbot aus.
- Bestehen Sie auf Vorbereitung. Stellen Sie fest, dass ein Teilnehmer nicht auf dem neuesten Stand ist, sprechen Sie das an.
- Ordnen Sie jedem Traktandum einen Zeitrahmen zu, den Sie nicht überschreiten. Schaffen Sie es nicht in der Zeit, beenden Sie das Thema, erfassen das Zwischenergebnis und behandeln den Punkt im nächsten Meeting.
