Autor Willy Knüsel
Das Problem des E-Mails sind seine Vorteile. E-Mails sind schnell, bequem, zeit- und ortsunabhängig und ideal für klare Sachaussagen. Die zwischenmenschliche Kommunikation transportiert aber viel mehr als nur Sachaussagen. Deshalb sollten Sie sich immer überlegen, ob ein persönlicher Kontakt effizienter ist als ein "bequemes" E-Mail.
Einige Regeln für eine effiziente E-Mail-Kommunikation möchten wir Ihnen hier erläutern:
Überlegen Sie sich, ob ein E-Mail das richtige Kommunikationsmittel ist. Dabei spielen Kriterien wie Genauigkeit, Schnelligkeit, Vertraulichkeit und Komplexität eine Rolle. Grundsätzlich gilt: Je komplexer eine Kommunikationsaufgabe ist, desto weniger sollte Sie per E-Mail erledigt werden.
Zum Beispiel ist die Diskussion eines neuen Projekts relativ komplex. Per E-Mail können da gut und gerne drei, vier E-Mails hin und her wechseln und man ist noch keinen Schritt weiter. Ein persönliches Gespräch klärt eine solche Diskussion besser und ohne Missverständnisse.
Weiteres Beispiel: Wälzen Sie keine Probleme, vor allem zwischenmenschliche, per E-Mail. Sobald Sie merken, dass ein Sachverhalt zu komplex oder eben persönlich wird, greifen Sie zum Telefon, um die Sache zu klären oder um ein Gespräch zu vereinbaren. Sie sparen dabei eine Menge Zeit und verhindern unterschiedliche Auslegungen.
Fazit: E-Mails sind ideal für klare und eindeutige Sachaussagen. Zum Beispiel: Bestellungen, Rapporte, Protokolle, Listen, Anfragen, Termine usw., dagegen äusserst problematisch für Diskussionen, Persönliches, Kritik, Zweideutiges, erklärungsbedürftige Informationen.
Wie ist das gemeint? Diese Frage stellt sich so mancher, der ein E-Mail erhält. Meint der Absender wirklich was er schreibt, oder will er witzig oder ironisch sein? Eine Studie hat ergeben, dass Witz und Ironie in E-Mails vom Empfänger oft nicht erkannt wird. Auch wenn der Versender meint, seine Aussage sei absolut klar.
Dabei helfen auch so genannte Emoticons (Smileys usw.) nicht. Ein Experiment der Studie zeigte, dass die Klarheit der E-Mails auch mit Emoticons nicht besser wurde.
E-Mails verleiten dazu, den Emotionen freien Lauf zu lassen. Im Affekt ist ein beleidigendes oder unflätiges E-Mail schnell geschrieben und noch schneller versendet. Meist bereut man das E-Mail bereits unmittelbar nach dem Senden. Bevor Sie ein E-Mail im Ärger verfassen, atmen Sie zehn Mal gut durch, holen Sie sich einen Kaffee oder machen Sie etwas anderes und erst dann schreiben Sie Ihr E-Mail.
Klar, E-Mails sind modern und Zeichen eines modernen Lebensstils. Wenn Sie aber mit Ihrer Kommunikation eine nachhaltige Wirkung erzielen wollen, dann seien Sie ruhig etwas altmodisch: Schreiben Sie wieder einen Brief, eventuell sogar handschriftlich, zum Beispiel eine Gratulationskarte.
Wichtig: Verlassen sie nie die sachliche Ebene und schreiben Sie E-Mails kurz, klar und prägnant. Überlegen Sie sich, welche Informationen und welchen Wissensstand der Empfänger braucht, um zu verstehen, was Sie meinen. Versetzen Sie sich kurz in den Empfänger Ihrer Zeilen und überlegen Sie sich: Wird aus meinem E-Mail wirklich klar, was ich mitteilen will?
Schreiben Sie im ersten Satz konkret, worum es geht und was Sie erreichen wollen. Führen Sie danach alle Informationen an (Was, Wer, Wie, Wann, Wo, Warum) und machen Sie zum Schluss, falls nötig, einen Entscheidungsvorschlag.
Gliedern Sie den Text mit Absätzen, die durch eine Leerzeile getrennt sind. Vermeiden Sie Bandwürmer ohne Struktur. Wer einen Text gliedert, zeigt, dass er sich mit der Materie auseinandergesetzt hat, dass er strukturiert denkt und vor allem, dass er zuerst denkt und dann schreibt.
Verfassen Sie immer eine Betreffzeile und zwar so, dass der Empfänger sofort erkennt, um was es geht. Betreffzeilen wie „Diverses“ oder „Allgemein“ oder „Marketing“ sind zu vermeiden.
Daraus geht auch hervor, dass man pro E-Mail nur über ein Thema schreibt. Dies erleichtert dem Verfasser und dem Empfänger die Bearbeitung und Organisation des E-Mails.
Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.
