Autor Andy Gilgen
Nicht mehr zum Bus rennen.
Diese Erfahrung kennen viele von uns: Nach einem langen Arbeitstag fühlt man sich wie gerädert. Der Feierabend im Büro gleicht einem Wettlauf gegen die Zeit, um noch rechtzeitig den Bus zu erwischen, die Kinder aus der Kita abzuholen oder die wichtigsten Einkäufe zu erledigen. Die Liste liesse sich noch lange fortsetzen. Morgens ein ähnliches Bild. Die Morgenstunden sind meist von Hektik und Unorganisiertheit geprägt. Sobald man das Büro betritt, scheint man sich in einer endlosen Flut von E-Mails zu verlieren.
In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist es wichtig, nicht nur hart, sondern auch intelligent zu arbeiten. Effizienz und Produktivität sind mehr als nur Schlagworte, sie sind wesentliche Bestandteile für beruflichen Erfolg und persönliches Wohlbefinden. Einer der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer oft unterschätzten Routine: dem Übergang von einem Arbeitstag zum nächsten. Hier kommt die 5 I 3 I 1 -Methode ins Spiel, eine super einfache, aber sehr wirkungsvolle Routine, die Ihnen hilft, Ihren Tag geordnet zu beenden und den nächsten optimal zu beginnen.
Was ist die 5 I 3 I 1 - Methode?
Die 5 I 3 I 1 - Methode ist ein Zeitmanagementsystem, das sich auf die letzten und ersten Minuten des Arbeitstages konzentriert. So funktioniert sie:
5 Minuten: Ordnung schaffen
Bevor Sie den Tag beenden, nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um Ihren Arbeitsplatz zu organisieren. Sortieren Sie Ihre Papiere, räumen Sie Ihren digitalen Desktop auf und bereiten Sie Ihren physischen und virtuellen Arbeitsplatz für den nächsten Tag vor. Eine saubere Umgebung sorgt für einen klaren Kopf und legt den Grundstein für einen produktiven Morgen.
3 Minuten: Planen
Nehmen Sie sich drei Minuten Zeit, um Ihre Aufgaben für den nächsten Tag zu skizzieren. Was sind die Prioritäten? Oder wie es Stephen R. Covey auf den Punkt brachte: «put first things first”. Was muss unbedingt erledigt werden? Erstellen Sie eine übersichtliche und machbare To-Do-Liste. Diese Vorausplanung verhindert morgendliches Chaos und gibt Ihnen eine klare Richtung. Persönlich gehen ich noch einen Schritt weiter. Vielleicht kennen Sie das Buch «Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben von Timothy Ferriss (2007). Dort habe ich gelesen, dass eine To-Do Liste nur sehr klein sein darf. Timothy beschreibt, dass er ein A4 Blatt 5 mal falte. Das sei die ideale Grösse. Übrigens diese Grösse gibt es auch als Post-It. Mich zwingt sie dazu nur 3 Ziele für morgen zu definieren.
Vielleicht denken Sie nun, was nur drei Ziele. Ja, das Gefühl alle Ziele erreicht zu haben ist grossartig, viel besser, als wenn ich fünf To-Dos habe und nur drei erreiche.
1 Minute: Starten
Beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit einer Minute Reflexion über Ihren Tagesplan. Überprüfen Sie Ihre Ziele und die geplanten Aufgaben. Diese Reflexionsminute stellt sicher, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und nicht in die Prokrastinationsfalle tappen.
Vorteile der 5+3+1-Methode
Wenn Sie diese Methode anwenden, können Sie:
· Stress am Ende des Tages reduzieren.
· gedanklich abschalten.
· einen klaren Überblick über Ihre Ziele und Aufgaben behalten.
· Ihre Produktivität und Effizienz steigern.
· Prokrastination vermeiden.
· Besseres Zeitmanagement und höhere Arbeitszufriedenheit.
Schlussfolgerung
Die 5+3+1-Methode ist mehr als nur ein Zeitmanagement-Trick; sie ist eine Investition in Ihre persönliche Produktivität und Zufriedenheit. Indem Sie diese einfachen Schritte in Ihre tägliche Routine integrieren, schlagen Sie die Brücke zwischen einem erfolgreichen Heute und einem noch erfolgreicheren Morgen.
Übrigens:
Indem wir unsere mentalen Listen durch physische ersetzen, gewinnen wir nicht nur einen Überblick über unsere Verpflichtungen, sondern geben unserem Geist auch die Ruhe, die er braucht, um sich vollständig zu regenerieren. So wird aus einem kleinen Stück Papier ein mächtiges Werkzeug für unsere Produktivität und unser Wohlbefinden.
Ständig To-Do-Listen im Kopf zu haben, kann wie das Jonglieren mit zu vielen Bällen gleichzeitig sein - es erfordert ständige Aufmerksamkeit und Energie und lässt wenig Raum für Entspannung und Erholung. Wenn wir unsere täglichen Pflichten und Aufgaben nicht aus unserem mentalen Raum entfernen, bleiben sie ständig in unserem Bewusstsein präsent, was zu erhöhtem Stress führt. Dieser Stress kann sich nicht nur auf unsere Wachzeiten auswirken, sondern auch auf unsere Schlafzeiten, was zu einer schlechten Schlafqualität führt und uns erschöpft und unvorbereitet für den neuen Tag zurücklässt.
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Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.
