Zeit gewinnen mit der Kunst der Reduktion

Mut zur Lücke und Sie haben mehr Zeit

Sie können Ihre Zeit noch so akribisch planen, Ihre To Do Liste noch so effizient abarbeiten und noch so viele Überstunden leisten, wenn Sie die Kunst der Reduktion nicht beherrschen, werden Sie am Ende mit Ihrer Arbeitslast doch nicht fertig.

Zeit können Sie nur gewinnen, wenn Sie...

• Aufgaben hinterfragen oder weglassen
• mehr auf Inhalte statt auf Form achten
• nicht überall dabei sein müssen
• Informationen dann konsumieren, wenn Sie sie wirklich brauchen.

Dazu eine Geschichte: Richard ist Projektkoordinator und wurde angewiesen, eine Liste der laufenden Projekte zu führen und diese monatlich zu versenden. Er hat dies auch zuverlässig über mehrere Monate erledigt. Nach einer gewissen Zeit hatte er den Eindruck, dass die Liste von niemandem wirklich gebraucht wird. Er entschied sich, die Liste einen ersten Monat nicht mehr zu erstellen - keine Reaktion. Richard verzichtete auch einen weiteren Monat darauf, wieder keine Reaktion. Schliesslich entschied er die Liste definitiv nicht mehr zu erstellen. Bis heute hat es keiner bemerkt...

Die Kunst der Reduktion bedeutet also Mut zur Lücke

Das klingt einleuchtend, doch wie immer steckt der Teufel im Detail. Denn es ist gar nicht so einfach, zu entscheiden, was man denn problemlos weglassen kann. 

Nachfolgend einige Hinweise, die Sie als Orientierung nutzen können:

• Fragen Sie sich zuerst einmal: Wieso wurde ich ursprünglich eingestellt? Was sind meine Kernaufgaben?
• Ist das klar, rufen Sie sich Ihre Jahresziele in Erinnerung.
• Fragen Sie sich zudem: Was trage ich konkret zum Erfolg meiner Firma bei? Welche Tätigkeiten sind wertschöpfend, welche nur Zeitdiebe?

Sobald Ihnen diese Fragen klar sind, dann fällt es auch leichter zu reduzieren.

Informationen eliminieren

Informationen, die zu mir kommen, machen mich neugierig. Das heisst, es ist schwierig, solche Informationen nicht zu konsumieren. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Informationen gar nicht erst zu Ihnen kommen. Lassen Sie sich vom Verteiler streichen, kündigen Sie Abo's usw.

Weniger Sitzungen

Viele Sitzungen sind unproduktiv und generieren keinen Mehrwert. Haben Sie den Mut, nicht an Sitzungen zu gehen, wenn Sie der Meinung sind, dass der Mehrwert für Sie und für die Anderen gering ist.

Projekte hinterfragen

Mehr als 50% aller Projekte verlaufen im Sand. Die Zeit können Sie sich sparen, wenn Sie von Anfang neue Projekte und Aufgaben kritisch hinterfragen. Solange folgende Eckdaten nicht klar sind, sollten Sie gar nicht erst Zeit in solche Projekte investieren:

• Ziele (Was soll mit dem neuen Projekt erreicht werden)
• Nutzen (Was genau ist der Nutzen des Projekts)
• Sind die Ressourcen bekannt (Finanzen und Manpower)
• Termine