Vier Tipps, wie Sie mit Todo-Listen erfolgreich arbeiten

In meiner Tätigkeit als Trainer für Arbeitstechnik rate ich immer wieder, Aufgabenlisten zu führen. Viele Leute sträuben sich jedoch dagegen, mit dem Argument: «Das habe ich schon probiert, aber es funktioniert nicht».

Bei näherem Hinschauen finden sich immer dieselben Fehler: Die Aufgabenlisten sind zu lang, sie beinhalten Wünsche und Ideen und sie sind nicht konkret.

Aufgabenlisten können jedoch ein hervorragendes Hilfsmittel für mehr Übersicht und Produktivität sein, vorausgesetzt, Sie befolgen die nachfolgenden Tipps:

1. Aufgabenlisten sind keine Wunschlisten und Ideensammlungen
   
   «Es wäre schön, wir würden...», «Man sollte...», «Gelegentlich möchte ich...» usw. Solche Aufgaben gehören nicht in die Aufgabenliste. Genauso wenig wie Ideen oder diffuse, unklare Angelegenheiten.
   
   Falls Sie solche “Aufgaben“ nicht gleich entsorgen wollen, so sammeln Sie sie als Notiz in Ihrem Outlook mit der Kategorie “Ideen“. Einmal im Monat oder Quartal planen Sie eine halbe Stunde, in der Sie Ihre gesammelten Ideen durchsehen. Ideen und Wünsche, die sich in der Zwischenzeit konkretisiert haben oder aktuell wurden, übernehmen Sie in Ihre Aufgabenliste. Ideen, die obsolet wurden, löschen Sie, die anderen lassen Sie stehen.
   
   
2. Aufgaben konkret formulieren
   
   Formulieren Sie die Aufgabe nicht schwammig, sondern konkret. Definieren Sie den nächsten Schritt, die nächste konkrete Aktion nach folgendem Schema:
   
   Oberbegriff / nächste konkrete Aktion / Termin / Zeitaufwand
   
   Hier einige Beispiele:
   
   - Werbekampagne / Briefing Agentur vorbereiten / 15.04. /  2 Std.
   - Mitarbeitergespräche / Gespräch Müller vorbereiten / 2.5. / 2 Std.
   - Neuer Server / Anforderungsprofil erstellen / 20.4. / 8 Std.
   - Jahresabschluss / Abschlussbuchungen vorbereiten / 15.1. / 4 Std.
   - Prozesse überprüfen / Ablaufdiagramm Prozess X / 10.5. / 3 Std.
   
   
3. Sofort-Prinzip anstatt Aufgabenliste
   
   Das Sofort-Prinzip lautet: Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollen Sie direkt anpacken. Denn alles was sofort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu verwalten, Notizen zu machen oder Pendenzenlisten zu führen. Konkret bedeutet das, dass Sie Aufgaben, die nicht länger als rund 5 Minuten dauern, sofort erledigen und nicht in der Aufgabenliste führen. Davon ausgenommen sind natürlich Aufgaben, die zwar nicht lange dauern, die jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden können.
   
   
4. Aufgabenliste aktuell halten
   
   Halten Sie Ihre Aufgabenliste immer aktuell, denn mit einem Aufgabenfriedhof können Sie nichts anfangen. Arbeiten Sie täglich mit Ihrer Aufgabenliste. Führen Sie neue Aufgaben auf und streichen Sie erledigte. Entscheiden Sie dann jeden Abend, was Sie von der Aufgabenliste am nächsten Tag erledigen wollen.
   
   
5. Aufgabenliste ist Grundlage der Wochenplanung
   
   Machen Sie immer am Freitag anhand Ihrer Aufgabenliste eine Planung der folgenden Arbeitswoche. Dafür benötigen Sie nicht mehr als 15 Minuten. Übertragen Sie wichtige Aufgaben aus Ihrer Todo-Liste direkt in ein Zeitfenster in Ihrer Agenda.